Garantir uma boa comunicação entre embarcadores e transportadoras é parte fundamental para o sucesso das operações, ganho de eficiência e aumento da satisfação dos clientes. Para ajudar nessa tarefa, existem os arquivos de EDI e, hoje, vamos explicar detalhadamente o que é o DOCCOB.
Veja como se dá o fluxo de informações nesse caso e qual é a relevância desse arquivo para a auditoria de faturas e pagamento de frete.
O que são arquivos EDI?
Arquivos EDI são uma forma de viabilizar a comunicação entre diversos sistemas utilizados pelas empresas — mesmo que eles tenham sido desenvolvidos por fornecedores diferentes. No caso de uma operação de transporte, a troca de informações é feita entre embarcadores e transportadoras.
O que é PROCEDA?
Por conta de uma necessidade de modernização e padronização para os arquivos EDI de transporte, na década de 90 uma empresa chamada Proceda (hoje conhecida como TIVIT) desenvolveu esse padrão de layout, e assim surgiu o EDI padrão PROCEDA: registros em formato txt que apresentam uma série de campos com dados sobre o processo.
O que é e para que serve o EDI DOCCOB?
O documento de cobrança (DOCCOB) tem como objetivo consolidar os dados relacionados aos pagamentos pelos serviços prestados em um único arquivo. Isso quer dizer que ele é gerado pela transportadora e enviado para os embarcadores.
Nele, constam as informações a respeito dos CTes que já foram auditados e liberados para pagamento (o que é feito por meio do arquivo PREFAT). A partir daí, o embarcador já pode dar início às operações financeiras.
Apesar de não ser um documento obrigatório (como o NOTFIS e o OCOREN), ele é muito importante para otimizar as operações, visto que substitui o envio das faturas que anteriormente eram enviadas como duplicadas. Assim, vários CTes podem ser relacionados em uma única fatura, gerando apenas um arquivo para pagamento.
Porém, vale lembrar que não é um documento oficial ou comprobatório. Ele é utilizado apenas para melhorar a comunicação entre as empresas e, portanto, não substitui os boletos de cobrança.
Exemplo de um arquivo DOCCOB
Veja a seguir, um exemplo de documento de cobrança:
Qual é a importância do DOCCOB na auditoria de frete?
O DOCCOB, na verdade, é gerado após a finalização da auditoria de frete. O embarcador realiza essa análise e envia para a transportadora um arquivo (PREFAT) informando quais CTes já podem ser liberados para faturamento.
A transportadora, por sua vez, gera uma fatura com base nesses documentos e envia o arquivo DOCCOB para o embarcador, informando quais conhecimentos estão incluídos na cobrança. Assim, a fatura é gerada e enviada para o recebimento pelos serviços prestados.
O DOCCOB é um documento que tem bastante relevância para o processo de comunicação entre embarcadores e transportadoras. Por meio dele, em vez de realizar todo o processo por meio de envio de várias duplicatas, o que torna todo o processo mais lento e sujeito a erros, relaciona-se com mais agilidade todos os documentos que foram faturados em determinado período.
O que achou deste post? Agora que já sabe o que é e como funciona o DOCCOB, aproveite para saber também o que é o Padrão PROCEDA!
