A comunicação organizacional entre embarcadores e transportadoras é fundamental para tornar as operações mais eficientes, alcançar a redução de custos, agilizar a troca de informações e realizar a tomada de decisão rapidamente. Nesse sentido, existem os arquivos EDI no padrão PROCEDA para facilitar o intercâmbio dos dados entre as empresas.
Elaboramos este post para explicar melhor do que se trata esse padrão, para que ele serve, como ocorre o fluxo das informações e como ele contribui para melhorar a gestão das transportadoras.
O que são arquivos EDI?
O Eletronic Data Interchange (EDI) — Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português — é uma tecnologia que tem como objetivo possibilitar uma comunicação padronizada entre sistemas distintos, independente de quem os desenvolveu.
Para isso, as empresas parceiras precisam definir um padrão e seguir as especificações dele. No mercado, o chamamos de Layout EDI, que nada mais é do que a orientação sobre como os arquivos devem ser gerados.
O que é o padrão PROCEDA?
O PROCEDA é uma das opções de Layout EDI para a padronização dos documentos. Ele é voltado para a troca de informações relacionadas a processos de transporte. O padrão é usado por várias empresas para realizar o intercâmbio de dados com os parceiros de negócio.
Considerado um dos melhores modelos para atender às necessidades logísticas e melhorar a comunicação, esse documento apresenta vários campos para registrar informações, que vão desde os dados da carga até os da pré-fatura.
Ele conta com 5 tipos de mensagem:
- NOTFIS (obrigatório);
- OCOREN (obrigatório);
- CONEMB (condicional);
- DOCCOB (condicional);
- PREFAT (condicional).
É por meio dele que os parceiros de negócio trocam informações importantes a respeito de cada etapa em um processo logístico. Para que as operações possam ocorrer, é necessário utilizar pelo menos os dois arquivos obrigatórios. Os demais, apesar de serem condicionais, apresentam diversas contribuições para as operações e valem a pena ser usados, algumas delas são:
- acompanhar quais CTes já estão embarcados e quais pedidos estão ligados a eles (CONEMB);
- identificar os documentos de cobrança que a transportadora já pode faturar e auditá-los (DOCCOB);
- criar uma lista com todos os documentos que podem ser faturados pela transportadora (já auditados) e se programar paga o pagamento (PREFAT).
Para que serve o EDI PROCEDA?
É um padrão de mensagens EDI voltado para atender o setor logístico e de cadeia de distribuição. Por meio dele, embarcadores e transportadoras (ou operadores logísticos) podem trocar informações operacionais de maneira automatizada — utilizando seus sistemas de informação. As comunicações realizadas em padrão PROCEDA são feitas em arquivos .txt.
A função de cada um dos 5 tipos de mensagens é:
- NOTFIS contém dados sobre as Notas Fiscais;
- OCOREN é o arquivo de ocorrência nas entregas;
- CONEMB é o arquivo dos conhecimentos embarcados;
- DOCCOB é o documento de cobrança enviado pelo transportador;
- PREFAT é o arquivo com a pré-fatura dos serviços.
Cada uma dessas mensagens tem uma função para embarcadores e transportadoras, mas elas não eximem as empresas de emitirem e registrarem os documentos fiscais para os órgãos competentes.
Fluxo de troca de informações
Observe agora como se desenvolve o intercâmbio de informações no padrão PROCEDA na prática.
1. NOTFIS
Depois que as mercadorias já estão separadas na área da expedição e prontas para o carregamento, o embarcador gera as Notas Fiscais e envia o arquivo NOTFIS para a transportadora, informando os dados dessas NFs.
2. CONEMB
Assim que os dados são recebidos, a transportadora gera os Conhecimentos de Transporte (CTe) e envia o arquivo CONEMB com os dados dos CTes emitidos para o embarcador.
3. OCOREN
A cada mudança de status na situação da mercadoria, a transportadora faz o registro das ocorrências no sistema TMS e, de tempos em tempos (acordado previamente), envia o arquivo OCOREN para o embarcador acompanhar a situação das cargas.
Além disso, cada vez que uma entrega é finalizada, a transportadora envia um novo arquivo para o cliente, deixando-o ciente da conclusão do processo.
4. PREFAT
O embarcador faz uma auditoria nos fretes realizados e envia uma lista para a transportadora com todos os CTes que podem ser faturados e cobrados. Isso é feito por meio do arquivo PREFAT.
5. DOCCOB
Com base no documento enviado pelo embarcador, a transportadora gera no TMS uma fatura para cobrar todos os fretes que foram auditados e liberados. Depois que isso é feito, envia um arquivo DOCCOB que será lançado no sistema do cliente para a programação dos pagamentos pelos serviços de transporte.
Exemplo de um arquivo PROCEDA
Veja abaixo, um exemplo de documento formatado no padrão PROCEDA:
Qual é a importância do padrão PROCEDA na gestão de transportadoras?
A utilização do PROCEDA viabiliza o estabelecimento de um padrão na troca de dados entre a empresa e suas transportadoras. A partir disso, o repasse das informações apresenta maior unidade, e assim, a comunicação e a execução dos processos tornam-se mais ágeis, diminuindo o índice de erros — visto que o intercâmbio é feito de maneira totalmente automatizada.
A gestão das transportadoras se torna mais eficaz à medida que dados relevante para as operações são trocados em questão de instantes. Isso permite que o gestor acompanhe de perto tudo o que acontece com as cargas e crie planos de ação com mais rapidez, tornando-os mais efetivos.
Portanto, se chega a informação que determinadas mercadorias ficaram retidas em um posto fiscal, por exemplo, os clientes podem ser avisados da possibilidade de ocorrerem atrasos — minimizando a insatisfação, visto que as expectativas são equilibradas.
Até mesmo informações a respeito de cobranças e pagamentos são trocadas entre os sistemas de forma automatizada, garantindo mais agilidade na execução dessas operações. Isso nos permite afirmar que a utilização de arquivos EDI, usando o padrão PROCEDA, proporciona benefícios para todos os envolvidos, como:
- ganho de qualidade no atendimento;
- aumento da produtividade;
- integração entre as empresas;
- otimização de processos logísticos, administrativos e financeiros;
- redução do tempo necessário para a conclusão dos processos.
A utilização do EDI padrão PROCEDA automatiza as comunicações entre parceiros, otimizando os processos de troca de informações. É mais um recurso que as empresas têm para promover a melhoria dos resultados operacionais por meio da tecnologia.
Ao adotar o PROCEDA em conjunto com um TMS, as empresas podem alcançar uma gestão logística mais completa e eficiente. A automação das comunicações entre parceiros, a agilidade na troca de informações e a otimização de processos proporcionadas pelo PROCEDA são complementadas pelo TMS, resultando em ganhos significativos de qualidade no atendimento, produtividade e integração entre as diversas áreas da empresa.
Assim, a combinação dessas ferramentas tecnológicas destaca-se como uma estratégia poderosa para impulsionar a excelência operacional nas operações logísticas. Converse com um especialista em logística inteligente e entenda como o TMS pode ajudar na produtividade da sua operação!
Agora que você já conhece o padrão PROCEDA, saiba mais sobre os tipos de arquivos EDI, Lendo esse outro artigo sobre NOTFIS e o seu papel no processo logístico!
