Garantir a transparência entre embarcadores e transportadoras no que diz respeito às faturas é essencial para uma relação de confiança. Afinal, os processos estão diretamente ligados ao dinheiro que vai entrar e sair dos caixas das empresas.
Os avanços da tecnologia contribuem para a otimização dos fluxos de trabalho dentro das organizações, incluindo a transparência na comunicação entre parceiros de negócios e a troca de informações a respeito das atividades. Nesse aspecto, entra o papel dos arquivos EDI PREFAT.
O que são arquivos EDI?
EDI é a sigla em inglês para Intercâmbio Eletrônico de Dados. Trata-se de uma tecnologia que otimiza a comunicação entre diversos sistemas de informação — mesmo os que tenham sido desenvolvidos por empresas diferentes.
Quando os parceiros de negócios desejam realizar trocas de dados que seguem um padrão, utilizam o chamado layout EDI. Entre os vários arquivos existentes, o mais utilizado é o padrão EDI PROCEDA. Os arquivos enviados nesse modelo de arquivo são padronizados de acordo com a definição do embarcador e da transportadora.
O que é PROCEDA?
PROCEDA é o nome dado a um layout padrão de documento. É usado pelas empresas para realizar o intercâmbio de informações relacionadas a processos de transporte. Assim, surgiu o EDI padrão PROCEDA, um registro em formato txt com uma série de campos com dados sobre o processo.
Ele conta com cinco tipos diferentes de mensagens. Duas delas são obrigatórias: o NOTFIS e o OCOREN e outras três são facultativas, mas igualmente importantes para aprimorar a comunicação entre embarcadores e transportadoras. São eles: CONEMB, PREFAT E DOCCOB.
O que é o EDI PREFAT?
O arquivo EDI PREFAT é um documento de pré-fatura. É gerado pela empresa que contratou o serviço de transporte e enviado para a transportadora, listando quais Conhecimentos de Transporte (CTes) podem ser faturados.
Nele, também são listados os valores referentes aos serviços prestados, atestando que houve uma conferência e que, a partir dos dados, pode ser feito o faturamento.
Para que serve o PREFAT?
Com base nos CTes (ou no arquivo CONEMB, enviado pela transportadora), o embarcador realiza a liberação de todos os documentos que já foram conferidos, validados e, portanto, podem ser faturados para a realização do pagamento.
Dessa forma, pode-se dizer que o arquivo PREFAT funciona como uma espécie de espelho da fatura dos serviços e que será usado pela transportadora como base para realizar a cobrança dos serviços prestados em determinado período.
Exemplo de um arquivo PREFAT
Qual a importância do PREFAT na relação entre embarcador e transportadora?
Para evitar possíveis divergências no pagamento de serviços, é de suma importância que os CTes sejam conferidos e, só então, faturados. Nesse caso, o PREFAT é a garantia para a transportadora de que o embarcador já realizou a conferência dos fretes listados e, portanto, a cobrança pode ser enviada e o pagamento será feito dentro do período estipulado.
O PREFAT é mais um dos arquivos EDI padrão PROCEDA que contribui para tornar a comunicação mais ágil e automatizada e, consequentemente, menos sujeita a erros, pois reduz a interferência humana em todo o processo.
Quer saber mais sobre os arquivos EDI? Então não deixe de conhecer o DOCCOB e qual o seu papel na comunicação logística.
