Os avanços da tecnologia têm contribuído para que as empresas otimizem os processos e alcancem resultados mais satisfatórios. Nesse contexto, surgiu o EDI e, dentro dele, o NOTFIS. Ambos têm como finalidade promover a troca de dados entre o embarcador e a transportadora e ambas as organizações podem se beneficiar com a utilização desse recurso.
No artigo de hoje, explicaremos melhor esses termos, abordando o conceito, detalhando os processos e seus impactos na logística. Continue acompanhando a leitura e confira agora mesmo!
O que é e para que serve o EDI?
EDI é a sigla em inglês referente ao termo Eletronic Data Interchange – ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, em português. Trata-se de uma tecnologia que tem como objetivo facilitar a comunicação entre sistemas independentes.
Por meio dele, parceiros de negócios podem trocar informações importantes sobre os processos, desde que haja um padrão preestabelecido (chamado de Layout EDI) entre as organizações. Entre os mais comuns, está o padrão PROCEDA. Falaremos mais sobre ele adiante.
Além do layout, as empresas também precisam definir a periodicidade dos envios e configurar os sistemas de informação utilizados de forma que eles suportem o modelo escolhido. Essas etapas são cruciais para o sucesso do procedimento e de toda a operação.
O que é PROCEDA?
PROCEDA é o nome dado a um layout padrão de documento. É usado pelas empresas para realizar o intercâmbio de informações relacionadas a processos de transporte. Assim, surgiu o EDI padrão PROCEDA, um registro em formato txt com uma série de campos com dados sobre o processo.
Ele conta com cinco tipos diferentes de mensagens. Duas delas são obrigatórias: o NOTFIS (sobre o qual explicaremos a seguir) e o OCOREN.
O que é o NOTFIS?
O NOTFIS é um dos formatos de mensagens utilizado para estabelecer a comunicação direta entre o contratante e a transportadora. É um recurso rápido e eficiente que realiza a troca de informações entre esses parceiros de negócios. No arquivo, são informados os dados referentes às notas fiscais dos produtos que serão enviados pelo prestador de serviços.
Como funciona o fluxo das informações?
Nos tópicos a seguir, explicaremos melhor o funcionamento do processo, mostrando as etapas relacionadas a ele e as informações necessárias em cada uma delas.
Embarcador envia para transportadora
Na primeira etapa, o responsável pelas cargas a serem despachadas gera um arquivo EDI NOTFIS, em vez de mandar cada documento sobre as mercadorias ao transportador – processo que seria mais demorado, mesmo que fosse realizado digitalmente.
Aqui, é preciso detalhar informações como:
- dados do remetente e do destinatário;
- chave de acesso;
- número da NFe;
- valor da nota;
- descrição das mercadorias de todas as notas fiscais.
Tudo isso deve ser feito em apenas um documento, estruturado conforme o padrão determina. Feito isso, é o momento de compartilhá-lo com o transportador, da maneira que foi acordada previamente, por meio de sistema próprio ou via FTP (o Protocolo de Transferência de arquivos).
Transportadora recebe o arquivo
Agora, a transportadora importa o documento NOTFIS para o sistema, que, por sua vez, extrai as informações. A partir da interpretação dos dados, será gerado o conhecimento de transporte eletrônico (CTe).
Transportadora emite outro registro EDI para o embarcador
Depois que os CTes forem emitidos, o transportador gera um novo arquivo – chamado de CONEMB – contendo todos os dados relacionados aos conhecimentos de transporte criados. É por meio dele que o embarcador toma ciência sobre o início do transporte.
Já nas operações de redespacho, ele é enviado de uma transportadora a outra, com todas as informações referentes aos CTes emitidos para esse tipo de processo.
Assim como no caso dos arquivos NOTFIS, ele aumenta a agilidade, reduz a burocracia, melhora a produtividade, aumenta a precisão das informações, minimiza o risco de erros e ainda ajuda a promover a redução de custos dos processos.
Quais impactos o NOTFIS gera nos processos logísticos?
A utilização do NOTFIS – e do EDI, em geral – interfere positivamente nos processos logísticos das empresas envolvidas. Entre os principais, estão os listados abaixo.
Mais agilidade nas operações
Com a troca eletrônica dos dados relacionados às notas fiscais geradas, os processos de geração desses documentos, envio para a transportadora e emissão dos CTes tornam-se mais rápidos. Com isso, as empresas melhoram os índices de produtividade, ao mesmo tempo em que reduzem o lead time dos pedidos.
Redução de custos
Com o aumento da produtividade, pode ser percebida uma redução dos custos operacionais – visto que o indicador de horas homens trabalhadas (HHT) apresenta melhores resultados.
Além disso, vale citar também a redução de desperdícios e gastos com papel, que seriam utilizados na impressão dos documentos a serem enviados para a transportadora.
Baixa possibilidade de incidência de erros
Como grande parte do processo é feita de forma automática, as chances de ocorrer algum erro durante alguma das etapas é menor. O cuidado principal deve ser tomado ao emitir as NFs, pois o restante do fluxo é executado com base nas informações contidas nesse documento.
Se os dados transmitidos a partir daí estão corretos, as demais etapas também serão feitas com mais assertividade, uma vez que eles são utilizados para a emissão do CTe e registrados no arquivo enviado pelo embarcador.
Ganho em eficiência
Por fim, pode-se dizer que, com o aumento da produtividade, a melhoria na utilização dos recursos (materiais e humanos) e a redução do índice de erros e retrabalhos, o processo torna-se mais eficiente. A principal vantagem disso é que, além do embarcador e da transportadora saírem ganhando, o cliente também passa a receber um serviço de qualidade superior. Como consequência, ambas as organizações conseguem aumentar a competitividade no mercado.
Como se vê, o arquivo NOTFIS é o ponto de partida para que o processo de transporte se inicie e todas as etapas sejam bem executadas – desde a emissão dos CTes, o registro de ocorrências, a emissão de pré-fatura para auditoria e os documentos de cobrança (com o intuito de gerar o pagamento pelos serviços prestados em determinado período). Por meio dele, embarcadores e transportadoras conseguem melhorar a comunicação, descomplicando-a.
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