O cálculo e auditoria de frete são soluções importantes para reduzir cobranças desnecessárias e ajustar os orçamentos com as transportadoras. Vamos saber mais?
Se você trabalha com logística, já deve saber a relevância do cálculo e do custo de frete para o sucesso de qualquer negócio, seja transportadora, varejista ou outra empresa ligada ao setor de entregas. Fazer um cálculo de frete exato é importante para que a empresa não precifique erroneamente esse serviço, o que prejudica as finanças e a relação com seus clientes e fornecedores.
Além disso, também é necessário que a empresa acompanhe de perto os custos da operação e tenha uma visibilidade geral sobre as atividades, o que garantirá uma melhor gestão e auditoria do custo do frete.
Relação entre cálculo e auditoria de frete
Primeiro, é interessante entender melhor como funciona a auditoria de faturas. Também conhecido como reconciliação de fretes, consiste na conferência de todos os documentos relacionados ao transporte, como as Notas Fiscais de Serviço eletrônica (NFS-e) e os Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e).
Sua finalidade é garantir que o contratante do frete (varejista) veja se o acordo firmado entre as partes foi cumprido. Assim, são conferidos fatores como prazo de entrega, qualidade do serviço e os custos de frete. Uma das ações que devem ser tomadas durante a realização da auditoria é verificar se o frete cobrado pela transportadora está adequado com a negociação (tabelas de frete e etc), evitando que a empresa arque com custos desnecessários ou sejam cobrados valores acima do devido.
Por isso, a conciliação de fretes impacta diretamente nas finanças da empresa, na qualidade do relacionamento com seus clientes e parceiros, na previsibilidade de caixa, diminuição de erros fiscais, entre outras questões. Caso haja divergências entre o valor cobrado e o encontrado na auditoria de fretes, é possível contar com ferramentas que automatizam o processo de auditoria sem afetar a confiança entre as partes durante uma negociação.
No entanto, o cálculo varia conforme o tipo de frete contratado e pode envolver diferentes fatores, como peso e valor da mercadoria, distância percorrida, veículo usado, taxas específicas, local de entrega, entre outras variáveis. Você pode entender mais sobre o assunto no nosso artigo que explica melhor como transportadoras calculam o frete.
Em razão da complexidade desse cálculo, é fundamental que a empresa conte com uma tecnologia especializada para automatizar a tarefa.
Como a tecnologia ajuda a otimizar o cálculo e a auditoria de frete
Na prática, já existe no mercado tecnologias desenvolvidas especificamente para gerenciar a logística de um negócio: é o caso dos sistemas de TMS ou Sistema de Gerenciamento de Transportes, em português. O TMS embarcador é um software completo que ajuda os varejistas a reduzir custos logísticos por meio do cálculo automatizado do frete gerando valor, visibilidade e transparência nas operações.
Melhor comunicação entre setores
Normalmente, a aprovação do valor do frete e seu pagamento é feito exclusivamente pela área financeira da empresa. Entretanto, nem sempre os colaboradores do setor de transportes têm confiança de que os valores nos documentos fiscais estão corretos. Isso pode fazer com que os profissionais percam tempo ao refazer os cálculos e reconciliar as faturas.
Muitas vezes, há divergência no valor do frete encontrado, o que acontece pela complexidade e diferentes formas de calculá-lo. O TMS considera muitos fatores que podem passar despercebidos por profissionais da área e integra os setores de logística e administração. Essa qualidade aprimora a comunicação entre essas áreas.
Aumento da eficiência
Negociar, calcular, reconciliar, cobrar e outras atividades envolvidas no frete ocupam muito tempo dos colaboradores. Contudo, o TMS torna esses processos mais eficientes, rápidos e econômicos. O software efetua a conferência de cada pedido automaticamente, desde que NFS-es e CT-es emitidas tenham sido compartilhados. Não será preciso que um colaborador da área de finanças envie e-mails ou faça ligações constantemente à área de logística para solucionar dúvidas, por exemplo.
Se um profissional precisa averiguar as informações dos documentos, o TMS também se conecta automaticamente com o sistema do Governo e permite que o funcionário verifique o documento clicando na chave de acesso, sem a necessidade de acessar o portal oficial da SEFAZ e digitar os números manualmente.
Assim, a automação diminui o tempo gasto em atividades burocráticas e permite que os gestores se dediquem a atividades mais estratégicas. Também, há um ganho significativo na velocidade das operações e, naturalmente, no valor gerado por cada hora trabalhada.
Escalabilidade
Como muitas atividades são feitas automaticamente, a empresa será capaz de ampliar suas operações, carteira de clientes e outros aspectos sem aumentar os custos na mesma proporção. Não será necessário gastar tempo e recursos contratando mais colaboradores para lidar com uma maior quantidade de processos de auditoria de fretes.
Confiabilidade nos dados
O trabalho manual está suscetível a vários erros, mas o TMS analisa um grande volume de dados sem incorrer em falhas. O módulo propicia que sejam identificadas as divergências, ali mesmo ponderado qual o valor correto, e, por final, compartilhado um documento de PREFAT com a transportadora para que ela possa fazer a emissão da fatura de forma adequada uma única vez.
Maior controle pelo gestor
Há diferentes recursos que melhoram o gerenciamento do negócio. Você tem todas as informações necessárias para fazer análises dos fretes e encontrar a opção mais vantajosa, melhorar a gestão financeira, ter maior previsibilidade de caixa e identificar falhas nos processos da organização,
Outra funcionalidade notável do TMS é a parametrização, ou seja, a possibilidade de configurar o limite de tolerância para divergências no sistema. Tudo que estiver fora da margem ajustada será destacada, facilitando a identificação de choques entre os custos dos fretes. Também, são oferecidos subsídios para que o embarcador renegocie valores e é possível emitir relatórios de divergências.
Saiba que a conciliação de fretes é apenas alguma das vantagens do uso de um sistema de TMS para a gestão de frete e a auditoria de faturas, a tecnologia é bastante completa e traz inúmeras funcionalidades que beneficiam a empresa em diferentes aspectos.
Quer conhecer mais sobre o TMS? Veja como a tecnologia ajuda na auditoria de faturas ou converse com um especialista em logística inteligente para entender como essa solução pode transformar o seu negócio.
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