Sabe o que é conciliação de frete? Entenda se já é a hora de ter essa ferramenta auxiliando a sua operação a crescer mais!
O dia do Frete Grátis está chegando, uma das datas que possui o tipo de promoção no e-commerce preferido por 79% dos brasileiros, segundo Americas Market Intelligence. Para os varejistas, essa é a segunda maior data em suas vendas online no primeiro semestre, perdendo apenas para o Dia do Consumidor.
Durante essas datas, quem trabalha com o e-commerce já deve ter se deparado com a seguinte situação: toda sua atenção está focada em criar a melhor experiência de compra para seu cliente, pensando em como anunciar seu produto, qual foto captou o melhor ângulo e qual descrição é a mais atrativa. Enquanto isso, ainda controla o estoque para garantir as vendas e acompanha uma operação espalhada por diversos canais.
Tudo está sob controle, até chegarem as faturas de frete das transportadoras sobre a mercadoria despachada, quando seu controle interno diz um número e ali impresso, outro. De repente essa pequena diferença se acumula, e depois de um período de vendas excelente, os seus resultados já estão comprometidos.
Se este é seu caso, varejista, não se preocupe. É fato que o cálculo do frete envolve inúmeras variáveis, como a Taxa de Dificuldade na Entrega, Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Taxa de Restrição ao Trânsito, entre tantas outras, e administrar um a um todos esses fatores de forma perfeita é basicamente impossível. Então como solucionar esse problema sem perder o foco na operação e na venda?
É hora de buscar uma solução: a conciliação de frete
A solução é simples, basta utilizar um TMS embarcador (Transportation Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transportes) que provê a inteligência operacional necessária para seu fluxo logístico a partir da automação da auditoria de faturas ou da conciliação de frete.
A auditoria do frete se divide basicamente em cinco momentos:
- Coletar as informações relevantes para a comparação
- Identificar eventuais divergências entre os valores
- Contestar casos de erro
- Determinar a periodicidade da auditoria mais adequada à sua rotina
- Definir indicadores de desempenho.
Importante lembrar que a margem tolerável da divergência aceita é customizável, tanto para destacar com mais ênfase, quanto para apenas indicar de forma menos chamativa. Com isso, permite-se que sua atenção se concentre em casos nos quais os custos de frete estimados e os praticado forem mais discrepantes.
Ao realizar todos esses procedimentos de forma automatizada, a conferência do Conhecimento de Transporte (CT-e) e das faturas emitidas por transportadoras ou Correios contra as tabelas negociadas ocorrerá com muito menos erros. Com a automação, o processo não dependerá da verificação manual dos fatores que compõem o preço, nem da comunicação entre as áreas de Finanças e Transportes.
Geralmente é de responsabilidade da área financeira organizar o fluxo de quitação com base nas faturas enviadas via e-mail pelas transportadoras, mas nem sempre o setor possui a segurança para validar linha a linha os valores pré-acordados com a tabela de frete. Como não há integração direta entre os sistemas da transportadora e do embarcador, descobrir onde residem os desvios no frete custa tempo e aborrecimento.
Com a utilização de um TMS, a comunicação entre os sistemas acontece de forma direta e praticamente instantânea. Inclusive, caso seja necessário conferir no detalhe, é possível acessar o CT-e diretamente no portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) com poucos cliques, uma vez que o TMS se interliga diretamente com o sistema do Governo.
Benefícios para focar no que você sabe fazer de melhor
Ao contar com a conciliação de frete na operação, o embarcador encontra benefícios a curto, médio e longo prazo, como:
- Reduzir custos da conta frete
- Maior assertividade na contestação das faturas
- Maior agilidade processual
- Mais transparência para a operação
- Uma solução que acompanha seu crescimento
Como a Intelipost pode te ajudar?
O resultado desse benefício não se limita à redução dos custos de frete, mas também garante maior assertividade em momentos de contestação e mais agilidade processual para lidar com um crescente volume de informações administradas em uma operação de sucesso. Tudo isso feito a partir de uma interface simplificada que valida automaticamente as informações trafegadas dentro do TMS.
A comunicação mais assertiva entre os setores propiciada pelo sistema aumenta a eficiência tanto da operação quanto da reconciliação, permitindo que a solução seja escalável de acordo com a evolução da operação, sempre baseado em dados reais e confiáveis. Consequentemente, essas informações valiosas podem ser utilizadas para um maior controle de gestão efetiva e auxiliar em tomadas de decisões estratégicas para o crescimento do negócio.
Então, agora que conheceu a ferramenta, o que acha de acrescentar conciliação de frete na sua operação? Que tal entrar em contato conosco para falar gratuitamente com um de nossos especialistas e melhorar os processos ligados ao frete na sua empresa?
