As cobranças indevidas no transporte estão entre as maiores perdas da logística. Por isso, tais cobranças acabam elevando os custos e não trazem nenhum retorno para a empresa, e o pior de tudo é que, em algumas situações, esses valores passam despercebidos.
Nesse caso, criar uma estratégia de controle sobre esses erros de cobranças é o melhor caminho. A partir disso, fica mais simples fazer melhores negociações de fretes e atender a tudo o que é necessário na hora de cumprir prazos com eficiência.
Quer saber mais? Veja quais são as cobranças indevidas e a solução para corrigi-las.
Conheça as cobranças indevidas no transporte
Entre os desafios envolvidos na logística, destacamos reduzir os custos sem perder a qualidade da operação. Diante disso, quando há cobranças indevidas no transporte, a empresa precisa ter atenção para identificar como isso acontece para evitá-las. Veja a seguir as mais frequentes.
Cálculos no valor do frete
A composição do frete pode ser muito complexa em algumas situações, e isso abre margem para incongruências. Fora isso, muitas transportadoras têm a tabela de frete somente em acordos falados e sem registro. Ou seja, na hora de fechar a fatura, a divergência de valores torna-se recorrente.
Averbações incorretas de carga
Trata-se do processo de fazer um seguro com o objetivo de resguardar todas as partes envolvidas em uma negociação caso aconteça algum sinistro. Assim, o varejista recebe o reembolso e não será responsabilizado pelo prejuízo. A cobrança indevida, aqui, se dá no momento de repasse das informações, seja por erros de digitação ou de dados não conferidos.
Descontos
A aplicação de descontos também está relacionada a cobranças indevidas. O principal motivo está no tempo que passa entre o que é falado durante a negociação e o fechamento da fatura. Como resultado, o que não é devidamente formalizado se perde, o que pode alterar o valor final.
Atrasos na entrega
Quando os prazos acordados não são cumpridos, geram uma série de transtornos. De acordo com o tipo de contrato estabelecido, alguns gastos não previstos podem surgir.
Classes de produto
Erros na classificação dos produtos podem gerar problemas com as transportadoras. O motivo é que, de acordo com a mercadoria que precisa ser entregue, a operação precisa ser montada de forma especial. Por exemplo, são nove classes que dividem os produtos e substâncias consideradas perigosas e isso exige transporte adequado, o que consequentemente encarece o frete.
Faturas duplicadas
Se o setor financeiro da empresa não está devidamente organizado, é provável que aconteçam enganos e que as faturas sejam pagas duas vezes. E o pior de tudo é que, com o grande volume de atividades que envolvem a logística, na maioria das situações, o engano passa despercebido até que as contas mensais são devidamente colocadas na ponta do lápis.
Cobranças de impostos
Realizar o cálculo de impostos pode ser bastante confuso. Por isso, é necessário cautela, pois qualquer erro tem o potencial de gerar cobranças extras. Além dos erros na tributação, as falhas podem ainda invalidar os documentos.
Faça um controle financeiro minucioso
Os custos logísticos precisam funcionar em equilíbrio para uma operação de sucesso. O motivo é que, se as cobranças indevidas nos transportes não forem gerenciadas devidamente, alguns setores da empresa terão deficiências em relação aos investimentos, e o resultado pode prejudicar a operação como um todo.
Desse modo, é recomendado priorizar medidas que mostrem aos gestores e aos responsáveis pelas decisões dos departamentos aonde vai cada centavo, a fim de entender os pontos fracos que precisam ser corrigidos. Neste cenário, o melhor caminho para enxugar custos passa pela adoção de recursos tecnológicos e ferramentas personalizadas.
Porém, nada disso vai ser útil se não ficar evidente quais são os problemas. Então, o primeiro passo é colocar os custos das cobranças indevidas nos transportes na ponta do lápis e criar planos estratégicos de como remodelar as etapas do trabalho.
Invista em auditoria de faturas
Nesse aspecto, o módulo de auditoria de faturas é uma excelente opção para eliminar as cobranças indevidas e ainda trazer mais eficiência aos resultados. Também chamado de reconciliação de faturas, o módulo possibilita a conferência minuciosa das divergências. Com isso, você acompanha se o que foi acordado inicialmente foi cumprido durante o faturamento do serviço.
A redução de custos de frete acontece por meio da conferência de Conhecimentos de Transporte (CT-es) e faturas emitidas por serviços postais contra tabelas negociadas e a detecção de divergências. Com a auditoria, é possível alcançar ainda maior velocidade de análise, simplificando as etapas financeiras.
Como a leitura automática das faturas pode evitar as cobranças indevidas no transporte?
O sistema, que funciona de maneira integrada com as transportadoras, faz a leitura automática das faturas envolvidas nos transportes e permite a verificação em relação às tabelas de fretes negociadas. Também é possível realizar a conferência da quantidade de envios e de outros pontos relacionados ao cálculo do frete.
Assim, o relatório de análises de divergências identifica os principais desvios entre a cobrança que havia sido acordada inicialmente e o valor inserido no fechamento da fatura. Algumas funcionalidades do módulo são:
- análise de divergências de frete;
- validação de cobranças de transportadoras;
- relatório de divergência por transportadoras;
- reconciliação de CTEs.
Agora você já sabe quais são as principais cobranças indevidas no transporte e como evitá-las. Ao contar com um módulo de auditoria de faturas, sua operação fica mais eficiente e com maior previsibilidade da conta frete. Assim, é possível reduzir os custos envolvidos em todas as etapas do serviço e ainda ter melhor visão nas tratativas com as transportadoras.
Caso tenha interesse, conheça todos os benefícios do módulo de auditoria de faturas da Intelipost, e solicite uma demonstração para facilitar a logística de seu negócio.
