Fornecer a confirmação de entrega para os clientes é requisito básico para as organizações. A partir dessa necessidade, surgiu o proof of delivery, que permite essa identificação em tempo real.
Contar com uma solução que permita atualizar o sistema de gestão automaticamente é uma forma de reduzir a burocracia, aprimorar a comunicação e contribuir para a realização de análises e tomadas de decisão relacionadas ao transporte.
O que é o Proof of delivery (POD)?
Proof of delivery é um termo em inglês, utilizado para se referir à confirmação de entrega. Em outras palavras, é o aviso de que os produtos chegaram ao seu destino e o cliente já os tem em mãos, além de indicar em quais condições os itens chegaram e quem foi a pessoa responsável pelo recebimento.
Por que realizar a confirmação de entrega por meio de um software de gestão?
Quando o POD é feito por um meio digital, consegue-se diminuir a burocracia envolvida no compartilhamento de informações, além de reduzir a possibilidade de erros (e, consequentemente, os retrabalhos).
Além disso, como a troca de dados é feita de forma automática, é possível monitorar os status dos pedidos em tempo real — o que melhora a visão sobre o transporte e abastecimento da cadeia logística.
Quais são as características cruciais para uma boa solução de comprovação de entrega?
Para contar com uma solução eficaz, que otimize os processos e ainda dê suporte à gestão, é necessário considerar alguns aspectos fundamentais:
Visualização em tempo real dos status dos pedidos
Essa é uma das exigências básicas do proof of delivery, pois ajuda a identificar quaisquer problemas ou possibilidades de atraso, permitindo tomar decisões mais ágeis e informar os clientes sobre o imprevisto, equilibrando as expectativas.
Com isso, consegue-se diminuir a insatisfação e o índice de reclamações, além de oferecer uma experiência de compra diferenciada para os consumidores.
Emissão de documentos e envio automático das informações sobre a entrega
Esses documentos envolvem o CTe e a nota fiscal referentes aos produtos entregues. Neles, o cliente pode fazer a assinatura com o registro de data e hora do recebimento; a partir da confirmação, um e-mail já é disparado tanto para o consumidor quanto para a central.
Isso ajuda a reduzir o tempo que a empresa leva para obter a confirmação — em um modelo tradicional, poderia levar dias (ou até semanas) para o comprovante físico retornar para a transportadora, e só então ser enviado para o embarcador.
Monitoramento de KPIs
O monitoramento de KPIs é fundamental para acompanhar os resultados dos processos e identificar gargalos, falhas e oportunidades de melhorias. Por meio deles, o gestor pode monitorar várias questões, como:
- as entregas realizadas dentro do prazo;
- extravios ou avarias de itens;
- percentual de cargas retidas em postos fiscais.
Possibilidade de customização
Uma solução customizável é aquela que pode ser personalizada para atender às necessidades do negócio com precisão. A personalização é necessária para garantir que todas as funcionalidades sejam bem aproveitadas pelos usuários e que a empresa não pague por um sistema que não tem o potencial todo explorado — com funções que não são usadas ou sequer conhecidas.
Integração com outros dispositivos
Outro ponto de atenção que deve ser observado em uma solução de proof of delivery é a possibilidade de integrar a ferramenta a outros dispositivos. Isso inclui computadores, tablets e smartphones, qualquer um que seja mais adequado à necessidade do usuário.
Além de dispositivos, também é importante obter essa integração com outros softwares. No caso dos sistemas de gestão, o POD ajuda a finalizar um transporte, otimizar a comunicação e contribuir para a geração de relatórios, por exemplo.
Funcionamento em nuvem
As soluções em nuvem podem ser usadas em qualquer lugar, momento e dispositivo que esteja conectado à internet. No caso da confirmação de entrega com os clientes, essa mobilidade é indispensável.
Além do mais, elas demandam um investimento mais baixo e são escaláveis — ou seja, se adaptam facilmente a um aumento na demanda ou ao crescimento do negócio, sem que seja necessário migrar de ferramenta.
Quais as vantagens de um sistema proof of delivery (POD)?
A utilização de um sistema POD pode trazer muitas vantagens para uma empresa, quando bem implementado. Algumas dessas vantagens envolvem:
Eliminação das fraudes nas entregas dos pedidos
Problemas como confirmação de entrega sem que o produto tenha sido recebido ou extravios de mercadorias (decorrentes de má-fé dos colaboradores, por exemplo) são eliminados. Com o POD, as situações dos pedidos são compartilhadas em tempo real, inibindo esse tipo de situação.
Diminuição dos atrasos e perdas
Ao monitorar os status dos pedidos, identificam-se quaisquer incidentes que podem ocorrer durante o transporte. Isso contribui para que ações corretivas sejam adotadas em tempo hábil, além de contribuir para que as entregas sejam pontuais.
Automação digital dos processos manuais
Em um modelo tradicional, o cliente assina o comprovante, que volta para a transportadora, que, por sua vez, envia a confirmação para o embarcador. Com POD, todo o processo é automatizado, eliminando trabalhos manuais (assim como as chances de erros).
Dessa forma, sempre que o cliente confirma o recebimento dos produtos, um alerta pode ser automaticamente disparado para a transportadora, para o embarcador e para o cliente.
Melhorias na comunicação interna e interna-externa
No que diz respeito à comunicação interna, as áreas podem se relacionar com mais facilidade. A confirmação do recebimento pode ser enviada para os setores de logística, comercial, que pode iniciar o trabalho de pós-venda, e financeiro, que pode identificar quais CTes devem ser pagos na próxima fatura.
Na comunicação externa, o POD é fundamental para melhorar a relação entre a transportadora e os embarcadores, agilizando os processos.
Validação do que foi entregue
Os clientes validam o que foi, de fato, recebido pela transportadora. Como a troca de informações é feita em tempo real, o embarcador consegue identificar qualquer ocorrência no menor tempo possível e colocar em prática um plano de ação voltado para minimizar os danos — dando início ao envio dos itens extraviados, por exemplo, fazendo com que o cliente não tenha que esperar longos períodos para a reposição.
Aumento da confiança do cliente
O uso da tecnologia e a transparência no monitoramento dos pedidos e na confirmação de entrega contribuem para que a confiança do cliente em relação à empresa aumente. Isso é fundamental em um processo de fidelização.
Ganho em produtividade logística
A eliminação de trabalhos manuais e o compartilhamento de informação em tempo real torna os processos mais fluidos e menos burocráticos; como consequência, as equipes se tornam mais produtivas.
Mais segurança para a empresa
Para o embarcador, o proof of delivery aumenta a segurança no envio das cargas, já que ele poderá saber onde cada produto se encontra e em que momento ele foi entregue para o cliente.
Para a transportadora, isso significa segurança de ser resguardada em qualquer reclamação referente ao extravio ou a avarias de produtos.
Mais precisão nas entregas e SLA
O monitoramento das entregas contribui para que elas sejam efetuadas dentro do prazo. Isso é sinônimo de melhoria no SLA (nível de serviço) e se traduz em aumento da satisfação dos clientes.
O proof of delivery é fundamental para melhorar o relacionamento com os clientes e tornar a empresa mais competitiva. Apostar nessa solução ajuda a otimizar os processos, com correções de falhas e adoção de melhorias contínuas.
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