Revisar o andamento do trabalho é uma rotina que nem sempre recebe a devida atenção, mas é essencial para garantir o andamento das atividades logísticas. Por esse motivo, é importante que as empresas tracem regras sobre como fazer auditoria de frete, com que frequência e como realizar a tratativa de anomalias.
Essa é uma medida que ajuda a garantir a precisão das informações registradas e possibilita identificar erros de cálculo ou cobrança que prejudicam a entrada de receitas do e-commerce.
Por isso, entendemos que este é um tópico que merece ser explorado em detalhes. Continue lendo este artigo e descubra mais sobre essa ferramenta de gestão.
O que é auditoria de frete?
A auditoria de frete é um processo que foca na identificação de anomalias e ineficiências em todas as etapas do processo logístico, mas principalmente no que se refere ao pagamento dos serviços. Essa rotina assume um papel essencial para garantir que os valores cobrados pelas transportadoras estão corretos e que correspondem às entregas realizadas.
O intuito é tornar essa relação mais transparente e reforçar a confiabilidade entre as partes. Além disso, é possível identificar casos em que erros foram cometidos e solucionar esse problema para que não ocorram novamente no futuro.
Por que a auditoria de frete é tão importante?
A princípio, o seu foco é a coleta de informações sobre o andamento do processo de acordo com as regras estabelecidas na contratação. Como o objetivo das auditorias é confirmar que as normas estabelecidas pela empresa estão sendo seguidas, é preciso considerar cuidadosamente:
- a precificação dos serviços de frete;
- a comprovação da entrega dentro do prazo;
- o pagamento enviado para a transportadora.
Em um cenário perfeito, todas as etapas do envio de mercadorias estão conectadas, desde o fechamento do pedido pelo cliente até a comprovação da entrega para posterior pagamento. Porém, mesmo os processos mais cuidadosos estão sujeitos a erros que não são identificados imediatamente.
Por isso, a auditoria de frete, quando realizada de maneira automatizada, é uma excelente oportunidade para detectar divergências e não cumprimento dos acordos, além de deixar o processo muito menos oneroso e melhor estruturado.
Como fazer a auditoria de frete?
Pensando em simplificar esse processo, listamos algumas recomendações que podem ser úteis tanto para quem vai implementar esse processo como para as empresas que desejam modernizar o modelo de auditoria de frete que já utilizam. Conheça os principais passos nos tópicos a seguir.
Colete informações relevantes
Na prática, uma auditoria busca comparar os valores cobrados com as respectivas estimativas, bem como verificar a execução correta dos processos de trabalho. Assim, é preciso coletar as informações necessárias que possibilitem essa análise.
Para isso, o gestor deve ter acesso à lista de pedidos, aos documentos fiscais emitidos e aos comprovantes de entrega. Dessa forma, será capaz de estabelecer uma conexão entre todas as etapas do frete e verificar se estão corretas. O ideal é contar com um sistema de gestão no qual os dados estão disponíveis e podem ser consultados sempre que houver necessidade.
Identifique divergências
Quando falamos de divergências no frete, nos referimos a cobranças diferentes do esperado. Por exemplo, se a cotação da entrega registrou que o valor do frete cobrado seria X, se nos documentos fiscais constar Y, quer dizer que há um erro.
Também existe a possibilidade de o pagamento ser feito em duplicidade, o que requer ações para reaver o valor pago a mais. Portanto, o gestor vai analisar esses casos e confrontar se todos os registros estão corretos. A partir de então, será adotada a tratativa para regularizar a situação e corrigir o valor pago, conforme a situação.
Conteste eventuais erros
Além de identificar divergências internamente com a auditoria de frete, as transportadoras também desempenham funções fundamentais nessa atividade. Portanto, se ficar constatado que o cliente foi cobrado mais do que deveria, a transportadora é responsável pelo seu ressarcimento.
Da mesma forma, se a empresa pagou um valor inferior ao que deveria, é importante regularizar a situação para garantir que todos os valores devidos sejam quitados. Essa é uma iniciativa que fortalece a relação nessa parceria e demonstra transparência no processo.
O gestor também deve garantir que esse processo conste no contrato de prestação de serviço, a fim de que ambas as partes estejam devidamente protegidas.
Determine a periodicidade da auditoria
Nós entendemos que a atividade logística é complexa e requer tempo para que todas as suas rotinas sejam executadas corretamente. Contudo, devemos reforçar que a conferência dos valores pagos representa uma fonte de economia que ajuda a minimizar gastos desnecessários e reduzir custos.
Por esse motivo, avalie o cotidiano da área para determinar qual é a periodicidade ideal. Assim, você evita o acúmulo excessivo de registros que devem ser verificados e não sobrecarrega a equipe. Outro fator que deve ser considerado são os prazos impostos às transportadoras terceirizadas para que as informações exigidas estejam disponíveis em tempo hábil.
Defina indicadores de desempenho
Estabelecer indicadores de desempenho é uma medida que ajuda a fundamentar o processo de tomada de decisões estratégicas. Por isso, a sua utilização facilita a elaboração de relatórios gerenciais que ajudam a:
- identificar oportunidades de melhoria;
- detectar gargalos e problemas na operação;
- propor soluções inovadoras;
- direcionar a necessidade de investimentos;
- encontrar áreas que podem reduzir os seus gastos.
Com esses dados em mãos, é possível sugerir métricas que são usadas para estabelecer uma margem de erros aceitável. Isso ajuda a concentrar esforços nos aspectos que realmente causam impacto na organização e a direcionar melhor o uso do tempo da equipe.
Fora isso, ao ter uma visibilidade centralizada e organizada sobre a performance das transportadoras, é possível estabelecer níveis de serviços e escopo de atuação melhores para o seu negócio.
Como a automação pode otimizar esse processo?
Devido à sua importância e complexidade, devemos destacar que a auditoria dos processos de transporte é beneficiada pelo uso de tecnologia. Não só isso, como a integração entre o e-commerce e as transportadoras parceiras é responsável pelo ganho de agilidade ao permitir o compartilhamento de informações com maior facilidade.
Por esse motivo, antes de começar a pensar em como fazer auditoria de frete, avalie de que forma os sistemas de gestão e a automação de tarefas podem tornar a operação mais competitiva e eficiente.
Se você quer saber mais sobre o funcionamento desse processo, nós desenvolvemos soluções que podem otimizar a sua produtividade através do Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS). Confira o módulo de Auditoria de Faturas, a nossa solução para a reconciliação de faturas, ou se preferir, converse com um especialista em logística inteligente para entender como essa solução pode transformar o seu negócio.
