Apesar de ser uma área responsável por processos operacionais, mudar a visão sobre a gestão de estoque e enxergar seu potencial estratégico é um fato que ajuda a transformar os resultados do negócio — principalmente no que diz respeito à satisfação dos clientes e à redução de custos.
No post de hoje vamos falar mais sobre essa questão, apontando alguns aspectos fundamentais para que isso seja possível. Continue com a leitura e saiba mais!
Por que é importante ter uma boa gestão de estoque?
Com uma boa gestão de estoque, é possível atender as demandas da empresa de forma constante, mantendo um equilíbrio saudável entre os setores de vendas e produção. Ao final, existe ainda um ganho na previsibilidade destas demandas, o que ajuda na identificação de processos que precisam de otimização possibilitando uma possível redução de custos.
A política de estoques
O primeiro passo para otimizar a gestão de estoque é criando uma política eficaz. Ela ajuda a identificar quais são os níveis de estoque, qual é o mix mais adequado de acordo com a demanda, qual é a margem de segurança, quando as reposições devem ser feitas, entre outras questões.
Isso é importante para conseguir equilibrar o volume de itens armazenados com as necessidades dos clientes, ao mesmo tempo em que se consegue tornar os investimentos mais eficientes, evitando perdas e desperdícios.
Essa política deve ser criada pelos gestores de diversas áreas (Logística, Compras, Comercial e Financeiro, por exemplo), haja vista que todas elas possuem relação com as rotinas de estoque. Além disso, os resultados desse setor influenciam diretamente no desempenho desses departamentos.
Nesse sentido, é necessário considerar e acompanhar alguns pontos essenciais, que ajudarão a manter o planejamento e a colocar em prática essa política de estoques. Dentre eles:
- mix de produtos: produtos ideais para o estoque, considerando a procura dos clientes;
- giro de estoque: frequência de reposição dos produtos (que ajuda a identificar o momento certo de reposição);
- curva ABC: que permite classificar os itens de acordo com seu volume de saída e a representatividade no faturamento e lucratividade;
- padronização dos processos de trabalho: que garante maior agilidade, produtividade, segurança e redução de perdas durante as movimentações;
- realização de inventários periódicos: para equilibrar as quantidades de estoque físico e estoque contábil, ao mesmo tempo em que se verifica o estado de conservação dos itens.
O modelo mais adequado de um estoque é aquele que gerencia o menor estoque possível — já que altos volumes requerem maior investimento em capital de giro —, ao mesmo tempo em que se controla o estoque de segurança, visando evitar faltas.
Desenvolvimento de rotinas
A definição e a padronização dos processos da gestão de estoque também exercem um papel fundamental na redução de custos. Dentre as principais rotinas, podemos citar:
Previsão da demanda
A previsão de demanda é uma análise crucial para equilibrar os níveis de estoque com as necessidades dos clientes. Por meio dela — usando histórico de vendas e criando estimativas do comportamento do mercado —, você consegue saber com maior precisão quais itens terão maior saída e quais devem ser evitados na hora de fazer as aquisições.
Monitoramento do estoque no WMS
Outra rotina muito importante é o acompanhamento de rotina dos níveis de estoque nos sistemas de informação — normalmente um ERP ou WMS. Alguns desses sistemas possuem alarmes e notificações ligadas a limites pré-estabelecidos, ou mesmo algoritmos que nos ajudam a identificar tendências e prevenir rupturas/excessos.
Dessa forma, por exemplo, torna-se possível saber quando determinado item já entrou no estoque de segurança, o que requer uma reposição rápida.
Vale lembrar que a falta de item, além de muitas vezes implicar no custo intangível de deixar de atender o cliente, também se relaciona ao investimento no “estoque errado” -—itens de menor saída e que podem se tornar perdas ou vendas deficitárias.
Layout do armazém
O ideal é planejar a organização do armazém de acordo com o volume de saída dos materiais. Por exemplo:
- itens com maior saída devem estar mais próximos da área de expedição e a uma altura média, visando facilitar o processo de separação;
- itens de baixo giro podem ficar mais afastados e a alturas mais elevadas, já que não possuem tanta frequência de saída.
O objetivo disso é ajudar a melhorar o picking (separação de pedidos), garantindo maior produtividade e eficiência — o que contribui diretamente para a redução de custos operacionais.
Para uma operação de maior porte, o layout de um armazém pode tomar dimensões e organizações mais complexas, mas preparadas para assegurar a eficiência nos processos. Em geral, esses layouts incluem áreas de recebimento e conferência, estoques, pulmões intermediários e pickings fracionados e de volumes maiores.
Inventários periódicos
Os inventários são fundamentais para a gestão de estoque. É por meio deles que se consegue saber quais são as quantidades reais dos produtos e ajustar o estoque contábil, garantindo a acuracidade.
Além disso, essa rotina ajuda a identificar os itens obsoletos e as perdas em decorrência de avarias, fraudes e perecibilidade, por exemplo.
Organização da clientela e fornecedores
Os clientes e fornecedores da sua empresa também possuem um papel fundamental na organização da gestão de estoque, já que possuem relação direta com as rotinas dessa área. Sendo assim, o ideal é considerar esses relacionamentos comerciais na hora de elaborar o planejamento.
Clientes
Os clientes devem ser considerados o fator determinante para a composição do estoque da empresa. Para isso, é necessário conhecer suas necessidades — o que pode ser feito por meio da análise do histórico de vendas e a previsão de demanda — e identificar quais são os produtos ideais para compor um mix de estoque de sucesso.
Com isso, consegue-se reduzir os custos com as perdas e desperdícios de materiais.
Fornecedores
Por outro lado, deve-se ter cuidado ao escolher os fornecedores do seu negócio, já que eles são os responsáveis por garantir o abastecimento no momento mais adequado e a qualidade dos produtos que serão enviados para os clientes.
Portanto, é preciso estruturar o processo de seleção de parceiros, definindo quais são os critérios básicos. Isso ajuda a garantir um padrão mínimo que precisa ser atendido na relação comercial.
O papel disso na redução de custos é evitar problemas de trocas e devoluções por parte dos clientes e ter a garantia de que o estoque sempre estará abastecido, evitando as faltas.
Estratégias de gestão de estoque
Existem vários tipos de estoque e cada um deles está relacionado à estratégia da empresa, oferecendo vantagens diferenciadas e se adequado aos diversos objetivos do negócio. Dentre os principais, podemos citar:
Estoque próprio
No estoque próprio, a gestão é centralizada e fica sob a responsabilidade da sua empresa. Ou seja, oferece total controle sobre as suas operações e garante flexibilidade para alterar os processos.
No entanto, os custos para formar e manter esses produtos podem ser altos, principalmente devido aos gastos com segurança, a depreciação das máquinas e equipamentos e criação e capacitação da equipe, por exemplo.
Estoque consignado
No caso do estoque consignado, a empresa é quem gerencia os produtos; entretanto, se eles não forem vendidos, serão devolvidos ao fornecedor. É uma excelente estratégia para evitar estoques obsoletos e os custos em que eles implicam.
A principal desvantagem é que essa opção funciona melhor com itens de baixo giro, além do fato de que provavelmente os fornecedores incluem os custos de segurança, fazendo com que sua empresa tenha que arcar com eles.
Estoque terceirizado
A terceirização é uma opção cada vez mais real. A vantagem disso é que a gestão é toda feita por um terceiro, o que diminui os problemas com a variação de demanda (já que provavelmente o fornecedor atende a vários clientes). Além disso, a responsabilidade operacional é toda da empresa responsável por fornecer os itens.
Contudo, é preciso ter muito cuidado ao selecionar esses parceiros, já que eles devem estar alinhados com os valores e os objetivos da sua empresa.
A redução de custos por meio da gestão de estoque envolve o capital usado para adquirir os itens, a composição do armazém, medidas de redução de perdas, entre outras questões. Ou seja, é preciso criar um planejamento eficiente e adotar medidas que ajudem a otimizar os processos.
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