É fundamental que todo gestor logístico faça auditoria de faturas de transporte, que são emitidas pelos transportadores depois que eles recebem o documento de autorização de cobrança (pré-fatura). Tais documentos trazem informações sobre a empresa, embarcador, data inicial e final do período faturado, tipo de movimentação entre outras informações.
Deixar de fazer uma análise adequada e minuciosa dessas faturas aumenta o risco de que ocorram erros e divergências no frete, o que gera prejuízos financeiros para empresa. Para minimizar a ocorrência desse problema, é explicado o que exatamente é auditoria de faturas, qual a sua importância e como a tecnologia auxilia no processo.
O que é auditoria de faturas?
Também chamada de reconciliação de faturas, trata-se de um procedimento em que é feita uma conferência sistemática e detalhada de todos os documentos fiscais relacionados ao transporte, que podem ser Conhecimentos de Transporte eletrônico (CT-e) ou Notas Fiscais de Serviço eletrônica (NFS-e).
Seu objetivo é permitir que o contratante (embarcador/varejista) do serviço de transporte verifique se o que foi previamente acordado entre as partes foi devidamente cumprido, incluindo aspectos como nível de serviço, prazo e, especialmente, custo do frete.
Por que é importante realizar a conferência das faturas de transporte?
Deixar de realizar essa auditoria pode fazer com que um frete que foi cobrado anteriormente seja pago novamente, ou seja, há cobrança em duplicidade da organização. Também é possível que a empresa incorra em danos financeiros como pagamentos acima do valor acordado ou de serviços que não foram prestados.
Não é sempre que as divergências no frete ou cobranças duplicadas decorrem de má-fé. É possível que o preço tenha sofrido um reajuste e tenha seu valor reduzido, mas o embarcador ainda faz o pagamento utilizando a tabela de frete do período anterior, por exemplo.
Ressalta-se que a possibilidade de ocorrência desse erro sobe conforme o negócio se desenvolve, já que o volume de CT-es e NFS-e gerados também aumenta. Por isso, trata-se de uma atividade importante para o equilíbrio financeiro de negócios de pequeno, médio e grande porte.
Negligenciar a auditoria do frete faz com que o negócio arque com gastos desnecessários, tenha sua competitividade reduzida e coloque em risco sua sobrevivência no mercado. Por outro lado, a empresa conquista vários benefícios ao realizá-la, como:
- redução de custos;
- minimização da ocorrência de erros fiscais;
- maior confiabilidade nos dados;
- aprimoramento do relacionamento com parceiros;
- melhor gestão financeira e previsibilidade de caixa;
- análise mais real e precisa das melhores opções de frete;
- correção de falhas ou discrepâncias nos processos da empresa.
Como a tecnologia ajuda na conferência das faturas de transporte
Realizar a auditoria das faturas de transporte manualmente — seja por documentos físicos ou planilhas — previne a ocorrência do pagamento duplicado ou indevido do frete, sendo fundamental contar com a tecnologia no processo.
Ressalta-se que não é qualquer programa de computador que resolverá os problemas da empresa. Será necessário utilizar uma solução desenvolvida especialmente para o setor logístico, que é conhecida como TMS (Transportation Management System ou Sistema de Gestão de Transportes, em português).
Veja as principais vantagens disponibilizadas por essa tecnologia.
Redução de erros e divergências
Como uma empresa gera ou recebe um grande número de documentos fiscais, é inviável que os colaboradores digitem e verifiquem todas as informações sem deixar que falhas passem despercebidas. Além disso, essa é uma atividade morosa e que exige muita atenção do responsável, fazendo com que seja questão de tempo até que ele cometa um erro.
Essas questões são solucionadas ao delegar a atividade para um sistema especializado, já que ele analisará todas as informações de forma instantânea, automática e sem incorrer em falhas.
Como também, um bom software dispõe da função de margem de tolerância parametrizável. Basicamente, esse recurso permite que o embarcador configure um limite de tolerância às divergências de preços, que podem ser valores ínfimos.
Todos valores que estiverem fora da margem serão destacados em uma planilha e no relatório de análise de divergência. Esse documento traz uma visualização clara de conflito de valores previstos e cobrados, facilitando negociações entre os embarcadores e as transportadoras.
O sistema também identifica eventuais erros no registro dos produtos ou processos operacionais que possam impactar no cálculo do frete inicial e ocasionar divergências. Um exemplo dessas falhas é classificação fiscal errônea de produtos, que pode tornar as alíquotas de ICMS maiores que as exigidas na legislação.
Graças ao TMS, o gestor saberá exatamente quais são correções necessárias para minimizar ou eliminar a ocorrência dos problemas.
Redução de custos
O uso da tecnologia também minimiza a necessidade de trabalhos manuais e operacionais, o que permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas ao negócio.
Portanto, a economia é obtida ao otimizar a rotina dos profissionais do setor, melhorar sua produtividade e aumentar o valor agregado por cada hora trabalhada.
Outro problema está ligado aos entraves na comunicação entre os setores. Normalmente a conferência das faturas é realizada pelo pessoal do setor financeiro, que não tem conhecimento necessário para saber se os valores estão corretos e conforme o combinado entre as partes.
Esse entrave faz com que os profissionais dessa área precisem ligar ou enviar mensagens constantemente para o setor logístico com o objetivo de solucionar dúvidas, o que reduz a produtividade dos colaboradores de ambas as áreas.
Entretanto, um TMS pode ser integrado aos outros sistemas do negócio para que as informações sejam trocadas automaticamente. A solução realizará uma leitura automática das faturas e CT-es, eliminando a necessidade de que os colaboradores de um setor liguem para outro.
Automatização e otimização dos processos
A negociação de frete é um processo complexo e que envolve inúmeros componentes que impactam no cálculo da fatura. Consequentemente, o amplo volume de informações que devem ser conferidas durante a conferência dos documentos fiscais torna o processo de auditoria mais difícil.
Esse problema é inexistente quando a empresa implementa um TMS. A solução simplifica os processos financeiros ao efetuar automaticamente a conferência de CT-es e faturas emitidas por transportadoras ou Correios contra as tabelas negociadas.
Além de fazer a integração entre outros setores internos da empresa, o TMS também se interliga ao sistema do Governo. Por exemplo, caso seja necessário que um colaborador acesse o CT-e emitido pela transportadora, ele pode verificar o documento com apenas um clique na chave de acesso, que direcionará ao portal da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).
Ao entender no que consiste a auditoria das faturas de transporte, percebe-se que é uma atividade fundamental para garantir o equilíbrio financeiro e o desenvolvimento de um negócio, mas é crucial adotar uma tecnologia que automatize esse processo, tornando-o viável e eficiente.
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E se quiser saber mais sobre esse tema, neste outro artigo abordamos sobre conciliação de fatura, veja aqui.
