Os custos de um varejo online com sua gestão logística representam, em média, 10% da sua receita. Não é por menos que a gestão de frete é uma área estratégica para empresas que lidam com o transporte — terceirizado, ou não — de produtos.
A otimização desses custos está intimamente ligada com a automação e ao aumento de produtividade e pensando nisso, resolvemos explicar por que é importante automatizar esses processos. Então, continue com a leitura e saiba mais agora mesmo!
Por que automatizar a gestão de frete?
Basicamente, a quantidade de dados gerados em uma rotina e a necessidade de manter o controle sobre os processos e informações são alguns dos principais motivos para se investir na automação.
Isso porque pode ser muito difícil, moroso e oneroso fazer essa gestão por meio de atividades manuais, visto que o risco de erros é grande e a produtividade não é bem aproveitada. Além disso, em tempos de alta competitividade, tomar as decisões certas em tempo hábil pode garantir uma vantagem competitiva sobre a concorrência.
Porém, sem uma gestão acertada das informações, além de a comunicação ser mais demorada e menos precisa, dificilmente o gestor consegue obter todos os dados necessários para uma tomada de decisão eficiente.
Quais benefícios isso pode trazer para a empresa?
Ao automatizar as rotinas da gestão de frete, é possível obter uma série de benefícios. Dentre eles, podemos citar:
1. Organização, otimização e padronização
Toda vez que um sistema vai ser implantado em uma empresa, é necessário passar por algumas etapas, como:
- mapeamento de processos;
- identificação de falhas e oportunidades de melhorias;
- adoção das ações de correção e mudanças necessárias;
- padronização das tarefas;
- formalização;
- divulgação entre os colaboradores.
Isso é necessário para garantir a uniformidade na execução das atividades e dos dados que serão inseridos no sistema. Com isso, é possível obter uma base de dados coerente, que facilite a realização de análises, acompanhamento de indicadores de desempenho e o processo de tomada de decisão.
Sendo assim, podemos dizer que a organização, otimização e padronização são os primeiros benefícios que podem ser obtidos com a adoção de um sistema de gestão — e que já podem ser aproveitados antes mesmo da implantação do software, além de terem, consequentemente, outras vantagens.
2. Centralização de informações
Quando um sistema é adotado, todas as informações geradas na empresa passam a estar contidas nele. Isso significa que é possível encontrar todos os dados necessários em apenas uma fonte — o que é chamado de centralização.
Em suma, ela proporciona maior agilidade na busca, verificação e compartilhamento, otimizando ainda mais a comunicação entre pessoas e setores. E os processos também se tornam mais ágeis, visto que é possível obter os dados e executar as rotinas em apenas um lugar.
3. Redução de custos
De fato, algumas pessoas ainda acreditam que a adoção de um sistema de gestão é um custo que, dependendo da situação financeira, precisa ser evitado. Contudo, essa ideia é totalmente equivocada.
Na verdade, é preciso encarar essa situação como um investimento que proporciona uma relação custo x benefício altamente compensatória.
Além de todas as melhorias que são obtidas — tanto operacionais, quanto na gestão — o software também proporciona uma redução de custos considerável, que pode ser alcançada por meio de:
- processos mais ágeis;
- aumento da produtividade;
- redução de erros e necessidade de retrabalhos;
- comunicação mais precisa e ágil;
- acompanhamento das rotinas, o que permite avaliar a situação e tomar decisões rápidas e acertadas.
E vale lembrar que esses benefícios já são percebidos em curto prazo. Dessa forma, pode-se dizer que o investimento na automação da gestão de frete é pago com essa diminuição dos custos gerados nas operações.
4. Auxílio no setor de atendimento ao cliente
Outra vantagem da automação dos processos de gestão de frete é a possibilidade de realizar o rastreio das mercadorias.
Com isso, torna-se viável ser proativo no relacionamento com o cliente, fornecendo o acompanhamento do status do pedido antes mesmo que eles entrem em contato com o SAC — o que, com certeza, ajuda a melhorar o relacionamento.
Além disso, qualquer problema com o transporte pode ser identificado em tempo real, permitindo que o gestor tome decisões precisas e ágeis, além da possibilidade de informar o cliente a respeito do atraso que sua entrega sofrerá, por exemplo.
5. Maior controle sobre os processos
A automação da gestão de frete praticamente elimina a necessidade da realização dos processos manuais. E isso, por si só, já faz com que todas as rotinas da área sejam melhor controladas, de uma ponta a outra. Isso quer dizer que é possível acompanhar diversas atividades, como:
- cadastro e gestão de transportadoras — que incluem avaliação de preços, cálculo do valor de frete e acompanhamento do nível de serviço de entregas, por exemplo;
- acompanhamento do status dos pedidos;
- conferência dos documentos de transporte.
Além disso, como dito inicialmente, os gastos que uma empresa possui com os processos logísticos absorvem uma grande parcela do faturamento. Com isso, é natural que se tenha uma preocupação com os valores pagos às transportadoras. Porém, quando o acompanhamento e conferência são feitos por meio de um processo manual, o risco de erros é muito grande.
É aí que entra outro grande benefício da adoção de um sistema: com o cadastro dos preços praticados pelas transportadoras, esse processo de avaliação do custo do frete — cobrado x tabela — pode ser feito de forma automática, garantindo um resultado mais preciso, ágil e confiável. Ou seja, maior controle para a gestão financeira.
6. Possibilidade de solicitar reembolso em casos de atrasos, avarias e extravios
Para garantir a qualidade do trabalho das transportadoras, uma medida que muitas empresas adotam é acompanhar o indicador do nível de serviço de entregas. Quanto a isso, ele pode levar em consideração os prazos e a ocorrência de avarias e extravios ocasionados no transporte.
Quando a empresa extrapola esses índices e a penalidade está prevista em contrato, é possível solicitar o reembolso — se a transportadora atrasou a entrega, é possível cobrar um percentual do valor do frete para cada dia de atraso.
Da mesma forma, quando comprovada a avaria e o extravio — por meio da assinatura do cliente no CT-e — é possível pedir o reembolso do valor da mercadoria.
7. Aumento da competitividade
Com os processos se tornando mais ágeis e as equipes mais produtivas, facilitando o processo de tomada de decisão — permitindo que o gestor tenha as informações necessárias para elaborar soluções mais precisas, em menos tempo —, é possível traçar planos de ação que permitem se destacar da concorrência e ter ganho em vantagem competitiva.
Enfim, como você pode ver, para obter uma gestão de frete eficiente não basta apenas estruturar o setor e criar processos estruturados. Nesse caso, o investimento em um sistema de gestão vai muito além de um luxo e passa a ser uma necessidade, principalmente se o objetivo é otimizar as operações e conseguir resultados cada vez mais aprimorados.
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