Com o aumento da demanda por entregas cada vez mais rápidas, realizar a gestão de transportadoras tem sido um desafio cada vez maior. Nessa condição, é natural que sejam aprimoradas e expandidas as áreas especializadas no controle e manutenção do fluxo de comunicações durante toda a operação de gestão de transportadoras. Esse movimento resultou no deslocamento das operações logísticas do “burocrático e operacional” para o “tecnológico e estratégico”.
O setor de transporte é um dos que mais crescem no Brasil. Segundo dados do CNT, em 2018, proporcionalmente, o PIB do ramo cresceu mais do que o dobro do PIB do país, com expectativas positivas para os próximos anos. Um dos grandes motivos desse crescimento é a mudança do varejo digital, que aumentou a demanda por fretes no mercado.
Por essa razão, a gestão de transportadoras torna-se um dos mais importantes pilares para as empresas que desejam alcançar altos níveis de qualidade de serviço. É essencial que os contratos com as transportadoras sejam efetuados de maneira eficaz e clara, para que possam ser gerenciados da melhor forma.
A importância de ter um mix de transportadoras
Ter uma relação próxima e transparente com os parceiros é favorável ao surgimento de melhores acordos comerciais, bem como a possibilidade de uma melhor tratativa dos eventuais problemas ou casos excepcionais de qualquer operação. Sendo os fornecedores parte fundamental no core das operações, essa melhoria na comunicação traz agilidade na detecção de erros, melhorando a gestão da performance desses parceiros, como o índice de cumprimento de prazos, evitando-se assim, perdas para a empresa.
Mais visibilidade significa mais transparência com os parceiros de operação; significa armazenamento de histórico e uso de dados para tomada de decisões, sempre embasadas por critérios pré-definidos, com previsibilidade.
Os benefícios para o seu negócio dependerão da sua estratégia e das particularidades da sua empresa. A seguir apontamos os principais:
Redução do custo médio do frete
Cada transportadora atende um determinado nicho de mercado, geralmente separado por região da entrega ou pelo tipo de carga. Nesse sentido, quando a empresa já atende mais clientes na região Sul, por exemplo, os fretes tendem a ser mais baratos. Além disso, o seu poder de barganha vai aumentar, pois, quanto mais transportadoras estiverem concorrendo para um frete, melhor será sua negociação.
Menos dependência dos Correios
Depender dos Correios pode gerar atrasos nas entregas e custos mais elevados. Assim, quanto maior a variedade de regiões atendidas pelas transportadoras no mix, menos fretes serão feitos pelos Correios, melhorando os níveis de serviço.
Possibilidade de oferecer frete expresso
Oferecer ao cliente um frete mais rápido, como entrega expressa, pode ser um diferencial. Ter diversas transportadoras parceiras fará com que você tenha a possibilidade de proporcionar os melhores prazos, principalmente para as regiões não atendidas pelos Correios.
Como construir o mix de transportadoras
Encontrar parceiros que combinem com o seu negócio e sua forma de gestão pode ser algo delicado. É muito importante que, além do fator preço, outros elementos, como histórico de mercado, sejam avaliados antes da contratação.
Buscar a melhor competitividade é sempre o principal valor a ser levado em consideração, e alguns aspectos têm maior importância durante a composição do mix de transportadoras que poderão atender suas entregas. A seguir destacamos alguns critérios de avaliação para a contratação de parceiros no transporte de cargas.
O perfil da carga para transporte
Categorize as características da carga a ser transportada. Peso e dimensão dos produtos oferecidos; quantidade; valor da Nota Fiscal das mercadorias. Caso o seu produto demande alguma singularidade durante o transporte, vale a pena buscar por transportadoras especializadas no segmento, pois é bem provável que ela terá as melhores condições para a sua estratégia e know-how para realizar a atividade. Além da melhor estrutura para cumprir os prazos de entregas.
Nos casos de produtos que exijam licenças específicas para o transporte (como fármacos, alimentícios, químicos e inflamáveis, para citar alguns) é preciso atenção redobrada, tendo em vista que somente transportadoras que estejam de acordo com as normas vigentes podem realizar o serviço.
Por exemplo, para o transporte de produtos farmacêuticos, o órgão responsável é a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (ANVISA) e ela disponibiliza um manual de Boas Práticas no Transporte de Medicamentos, com o objetivo de orientar as transportadoras sobre os requisitos para a armazenagem, o empacotamento, a movimentação e a distribuição de medicamentos.
Nos casos do transporte de artigos eletrônicos, frágeis ou de luxo é importante contar com transportadoras que trabalhem com apólices de seguros de alto valor para cobrir os seus embarques, pois um único caminhão carregado chega a transportar algumas centenas de milhares de reais em produtos.
No mais, é preciso avaliar também as regiões que a transportadora atende. Muitas vezes há restrições de abrangência, inclusive dentro de perímetros pré-acordados, tal como áreas de risco, regiões onde poucas transportadoras normalmente atendem.
Custos e Prazos para realizar a gestão de transportadoras
São muitas as variáveis que interferem no valor do frete. Não à toa, isso explica por que os valores das tabelas de frete podem apresentar variações da ordem dos 300%!
Sobre esses custos, é necessário considerar os seguintes aspectos: custos e valores dos fretes; taxas que incidem sobre a cobrança como fator de cubagem, ad valorem, GRIS (gerenciamento de risco), frete mínimo, entre outras taxas especiais (taxa de dificuldade de entrega, de restrição de trânsito, pedágios etc.).
Ter conhecimento sobre como funciona a aplicação dessas taxas de frete, na prática, ajuda bastante no momento de negociação com os parceiros transportadores, facilitando o entendimento das justificativas para cada tipo de cobrança. Ter fácil acesso a esses dados na gestão das transportadoras evita problemas relacionado à cobranças indevidas, devido à automatização na auditoria de faturas.
Outro ponto importante é o cumprimento dos prazos de entrega. É essencial que a transportadora contratada execute uma boa performance, em conformidade com o que foi acordado previamente no acordo de nível de serviço (SLA) que o embarcador pretende oferecer a seus consumidores.
Dessa maneira, qualquer tipo de problema que envolva o cálculo do frete, seja ele na tabela de frete ou na conferência, pode ser identificado e solucionado com maior agilidade.
O acordo de nível de serviço para melhor gestão de transportadoras
O acordo de nível de serviço, conhecido pela sigla SLA (do inglês, Service Level Agreement) funciona como um regulamentador, especificando quais serão os serviços prestados pelos fornecedores, da mesma maneira que os parâmetros qualitativos para que o serviço seja cumprido dentro dos prazos acordados e com a qualidade esperada pelo consumidor.
Alguns pontos que são definidos nesse tipo de acordo são a frequência com que as informações entre embarcador e transportadora devem ser trocadas em relação ao rastreio dos produtos, estimativas de ocorrências de atrasos e quais penalidades ficam sujeitas ao responsável nos casos onde esse índice é ultrapassado. Qual a estratégia a ser adotada nos casos de extravios ou roubos de carga? Esses são alguns dos pontos na operação que você deve refletir no momento de estabelecer um SLA que esteja de acordo com as políticas da sua empresa.
Determinando esses critérios antes de dar início à sua operação logística pode evitar grandes problemas no futuro.
Contrato de prestação de serviços
Definir um contrato de prestação de serviços não só formaliza os acordos pré-definidos, mas também assegura os direitos e deveres das partes, diminuindo as margens para justificativas ambíguas quando não cumprido o SLA, o que reduz os riscos consideravelmente.
Bons contratos devem prezar pela clareza nas informações, principalmente em relação a prazos de duração do contrato, benefícios e responsabilidades tanto do contratante, como do contratado. Vale frisar que para realizar a gestão de transportadoras de maneira eficiente, é importante determinar as cláusulas de penalidades, como:
- Atraso na coleta e/ou na entrega do produto: o que impacta diretamente a operação do ponto de vista do consumidor, o que pode acarretar prejuízos financeiros, má reputação da marca e a perda de clientes;
- Avarias e Extravios durante o transporte: a responsabilidade, nesse caso, é total do lado da transportadora, que deve solicitar o ressarcimento do produto prontamente em ambos os casos, assim como o custo do frete para a reposição dessa mercadoria;
- Divergências nas cobranças: também é de responsabilidade da transportadora a responsabilidade pelas emissões das faturas para que não haja discordância no momento da cobrança do serviço prestado.
Algumas dicas de contratação
No momento de contratar uma transportadora, surgem muitas dúvidas e por isso separamos algumas dicas para garantir que a sua escolha seja embasada em critérios relevantes para a sua operação.
Custos
- Descubra se a transportadora tem capacidade e estrutura para realizar as entregas de acordo com as especificações do seu negócio;
- Mapeie as transportadoras que atuam próximas as suas rotas de origem/destino;
- Conheça os tipos de veículos que a transportadora trabalha;
- Compare as tabelas de fretes das transportadoras e descubra qual atende o seu padrão de envio;
- Verifique as condições sobre taxas de generalidades (essas taxas costumam variar por empresa);
- Analise as condições de frete spot em cada transportadora.
Aderência
- Saiba qual a abrangência da transportadora;
- Analise a atuação da empresa em casos de aumento de demanda sazonal
(p. ex. Black Friday); - Saiba quais são os volumes garantidos, e qual o volume mínimo (diário e mensal) e limite antes que cobranças sobre capacidade disponível sejam realizadas;
- A empresa possui plano de gestão de riscos? Possui seguros para cada entrega? Quais?
Compromisso
- Faça uma pesquisa sobre a credibilidade da empresa no mercado;
- Pesquise os SLA’s que a empresa costuma trabalhar;
- Quanto a empresa tem investido em tecnologia de transportes? (um exemplo são os sistemas de rastreamento de cargas em tempo real).
Além dos critérios citados é importante que durante a contratação seja transmitido às transportadoras um raio-x de suas operações. Afinal, quando ambas as partes entendem os detalhes de fluxo e processos, fica mais fácil chegar a um acordo que atenda as necessidades dos dois lados.
Como realizar a gestão de transportadoras
Com a grande quantidade de informações geradas por uma operação de transporte, trabalhar de forma manual pode fazer com que haja uma falta de controle de dados, causando diversos problemas para sua empresa — sendo que quase todos têm como consequência o prejuízo financeiro.
Por esse motivo, a gestão das transportadoras deve ser feita de forma precisa e à prova de erros, buscando as melhores ferramentas para refinar as atividades.
Uso de softwares para gestão de transportadoras
Uma das principais parceiras da logística, hoje, a tecnologia tem papel fundamental nas operações, seja na otimização ou na desburocratização dos processos, como apoio para a gestão das informações.
O uso de tecnologia SaaS como um Sistema de Gestão de Fretes, ou TMS (do inglês Transportation Management System) possibilita o cadastro das tabelas de fretes utilizada por cada transportadora, criando a possibilidade de categorização das melhores opções de envio por entrega, determinadas por meio da simulação de preço e prazo, produzidos a partir do cruzamento das informações contidas nessas tabelas, agora integradas em um sistema único para gestão das transportadoras.
O sistema também oferece diversas ferramentas de acompanhamento e avaliação do desempenho das transportadoras, o que facilita muito a resolução de problemas, renegociações e até mesmo negociações com novos parceiros.
Automatização dos cálculos de frete
Cada entrega tem sua particularidade, o que faz com que, a cada vez, o frete precise ser recalculado. Se você tem um software que permite a automatização dos cálculos, o tempo gasto com a atividade será reduzido, e a precisão dos valores aumentará, diminuindo as chances de erros e ônus para sua empresa.
Automatização das trocas de informações com as transportadoras
A comunicação com os parceiros é essencial — e, novamente, se feita de forma manual, alguns gaps podem acontecer. Automatizar o envio de pedidos, por exemplo, simplifica o processo e dificulta a ocorrência de erros na operação, além da redução do tempo gasto com a atividade.
Rastreamento de entregas
Um dos principais benefícios para os clientes é a visualização do pedido em tempo real graças ao rastreamento de entregas. É a prova de que sua empresa preza pela segurança da carga que está sendo transportada. O sistema automatiza o envio do status de entrega, evitando reentregas e custos adicionais.
Auditoria de faturas
Comparar o negociado com o realizado é fundamental para verificar se as transportadoras estão seguindo o que foi acordado e para a manutenção dos custos da empresa, sendo um dos principais pontos ao realizar a gestão de transportadoras. As análises das divergências devem ser feitas com frequência, para que a operação como um todo esteja alinhada e funcionando como o planejado.
Impactos no relacionamento com os parceiros
Ter uma rede sólida de parcerias não apenas é essencial para o negócio, como também reafirma o compromisso da empresa em promover o melhor serviço.
Somente com transparência nas informações e confiabilidade entre as partes é que se consegue estabelecer uma parceria positiva e proveitosa mutualmente. Dentre algumas das boas práticas recomendadas para uma boa performance no transporte, destacamos:
- O compromisso no cumprimento da agenda de coletas e entregas, de acordo com os prazos acordado;
- Garantia para o transportador das quantidades mínima e máxima de volumes transportados, também previamente acordados. Isso deve estar claro para a transportadora;
- Transparência no compartilhamento das informações sobre a operação para apontamentos de melhorias;
- Disponibilidade não-burocrática das documentações necessárias para a realização dos serviços de transporte;
- Rapidez para informar eventuais problemas durante uma operação, evitando-se assim impactos significativos que possam comprometer o SLA.
A gestão de transportadoras influencia diretamente o atendimento do cliente e a margem de lucro da sua empresa; por esse motivo, deve ser feita de forma eficaz e precisa. Buscar soluções que auxiliem nesse gerenciamento pode simplificar a operação como um todo e, ao mesmo tempo, proporcionar ao cliente um diferencial, aumentando a qualidade do serviço prestado.
Caso queira aprimorar seus conhecimentos no assunto, entre em contato e descubra a melhor forma para desenvolver a gestão de transportadoras no seu negócio!
