Promover entrega no prazo é o foco de toda empresa, especialmente às ligadas ao comércio virtual. Mas como fazer isso sem indicadores? A chance de sucesso em gerir uma empresa sem qualquer mapeamento de referenciais é a mesma de uma aeronave chegar ao seu destino sem que o piloto tenha ao seu dispor instrumentos de voo, como altímetro e indicador de combustível.
Em ambas as situações, a questão central é que se você não pode medir, você não pode controlar. E se você não pode controlar, o resultado final provavelmente será melancólico. Essa máxima é particularmente importante na gestão dos processos logísticos.
Hoje você vai aprender a importância dos KPIs logísticos no sucesso de seu negócio e evitar que “sua aeronave” voe ao sabor da sorte, fadada ao fracasso pela ausência de gerenciamento! Confira!
O que é KPI logístico?
Quer que sua empresa tenha expertise em fazer entrega no prazo combinado, com alta qualidade e comodidade ao seu cliente? Então você precisa de indicadores de desempenho. São os chamados KPIs (Key Performance Indicators), parâmetros preestabelecidos pela organização, os quais monitoram a qualidade das atividades e permitem estabelecer metas de aprimoramento de execução.
No caso da cadeia logística, o objetivo máximo dos KPIs é prover alta qualidade aos serviços prestados ao cliente final. Seria o caso de conseguir o percentual máximo de entrega no prazo, satisfação do consumidor, baixas taxas de avarias, alta rotatividade dos estoques, entre outros referenciais. Existem dois tipos de KPI logístico:
- interno: gerencia o desempenho de processos internos à empresa. Exemplo: giro dos estoques, observância ao Ponto de Pedido e ruptura de estoque;
- externo: controla a performance dos serviços prestados pelos parceiros (fornecedores) da organização. Exemplo: entregas feitas dentro do prazo (compras) e tempo de ressuprimento.
Qual a importância de definir e acompanhar KPIs logísticos?
Os indicadores de desempenho dos processos logísticos abarcam 4 áreas fundamentais:
- atendimento aos pedidos do cliente;
- gestão de estoques;
- armazenagem;
- gestão de transportes.
Sem qualquer instrumento de medição de resultados, você saberia responder ao certo qual o tempo médio de suas entregas? Qual a variação mensal de pedidos atendidos? E o custo médio do frete?
Se a empresa não se importa em quantificar essas questões, eventuais falhas no workflow logístico só serão percebidas quando a quantidade de clientes for reduzida sensivelmente.
Se a organização não tiver um sistema adequado de roteirização, por exemplo, mais combustível será gasto e menos entregas serão realizadas diariamente. Como identificar essa questão sem uma metodologia de análise eficiente de KPIs logísticos?
O mesmo se aplica à eficiência dos processos de inventário, catalogação, armazenamento e remessa ao centro de distribuição. Basta um simples gap de eficiência em algum momento do fluxo para que toda a cadeia seja comprometida — e para que não haja entrega no prazo.
Vamos ver abaixo alguns indicadores de desempenho logístico essenciais e como eles se aplicam na prática.
Como definir e calcular os melhores KPI’s para sua operação?
Cada organização define seus KPIs críticos de acordo com suas necessidades/importância às peculiaridades do negócio. Por exemplo, se você trabalha com e-commerce e loja física, um indicador que meça a taxa de conversão por canal de venda é imprescindível.
Você pode gerenciar dezenas de KPIs logísticos, mas alguns são indispensáveis:
Tempo de ressuprimento
Ligado ao gerenciamento de insumos. O tempo de ressuprimento diz respeito à soma do tempo de compra, tempo de processamento e embarque pelo fornecedor, tempo de transporte e recebimento na empresa.
O resultado desse indicador deve ser menor do que o período limite para que haja a ruptura em seus estoques (que fatalmente acarretaria atraso na entrega dos produtos aos seus clientes).
Performance de entrega
A performance de entrega impacta diretamente na experiência de compra do cliente e, consequentemente, na criação da operação para realizar uma entrega eficiente para o cliente final. Ela envolve um conjunto de indicadores, como:
- Índice de extravios (volume de extravios/volume total de entrega X 100);
- Índice de avarias (volume de avarias/volume total de entregas X 100);
- Nível de serviço de entregas (quantidade de entregas atrasadas no mês/quantidade de entregas no mês X 100).
Ter ciência plena desses referenciais ajuda o gestor a saber onde estão os gargalos e quais as melhores formas de garantir processos mais eficientes.
Uso da capacidade de carga dos veículos (caso haja frota própria)
Muito semelhante às fórmulas dos indicadores anteriores:
(Carga total expedida / Capacidade dos veículos usados) X 100
Exemplo: se a carga total dos caminhões utilizados é de 40.000 m3 e a carga total transportada no mês foi de 30.000 m3, sua empresa usou, nesse mês avaliado, 75% da capacidade dos caminhões.
Giro dos estoques
Giro dos estoques tem relação íntima com entrega no prazo. Ele avalia quantas vezes um determinado item se renova no depósito da empresa, o que passa diretamente pela quantidade média vendida. Ele é essencial para o controle dos custos logísticos, uma vez que estoque significa capital de giro imobilizado (que poderia estar sendo aplicado, gerando recursos à organização).
O ideal seria que não houvesse estoque algum, bem ao formato Just In Time. Entretanto, como sabemos que isso é bastante difícil, resta ao gestor garantir que o depósito seja preciso no armazenamento de seus produtos.
Por exemplo, se o estoque médio/ano de um e-commerce de vinhos é de 400 garrafas e a empresa vende 3.600 garrafas por ano, o giro dos estoques é de 3.600/400 = 9 (giros ao ano).
Custo médio do frete (caso opte-se pela terceirização da frota)
O cálculo desse indicador depende diretamente da presença de um sistema de gestão de frete, o qual é capaz de listar todas as transportadoras disponíveis no mercado e exibir suas tabelas de fretes (com a possibilidade de parametrizar os resultados de acordo com diversos critérios, como região, CEP de destino, SKU, preço e prazo).
Quem tem uma plataforma para gestão logística com um módulo de gestão de fretes, consegue obter o custo médio com essa despesa de forma automatizada.
Realizando comparações de mercado por meio de Benchmark
Uma função estratégica do uso de KPIs logísticos é usar os resultados de sua empresa para compará-los com os da concorrência.
Se sua empresa tem um custo de ressuprimentos na faixa dos 15 dias, e a concorrência, apenas 7 dias, a lentidão de sua companhia no reabastecimento pode estar resultando em ausência de entrega no prazo e, por consequência, perda de clientes.
Quais são as consequências diárias no uso de indicadores?
Se sua empresa sabe com exatidão qual o Ponto de Pedido ideal para cada insumo, não há riscos de quedas bruscas no armazenamento de matéria-prima abaixo dos níveis aceitáveis de estoque mínimo.
Se seu e-commerce sabe precisamente qual a demanda por região, consegue organizar seu fluxo logístico com mais inteligência, reduzindo custos e ampliando os níveis de satisfação do cliente. Tudo isso faz diferença no resultado de seu negócio.
