A nota fiscal de transporte faz parte da rotina das transportadoras, além de toda uma lista de documentos para preenchimento e controle. Há diversas contribuições a serem recolhidas pelos órgãos fiscalizadores e rígidas penalidades, caso a empresa não cumpra com suas obrigações. Nesse contexto, a nota fiscal de transporte (NF-S) tem um papel muito importante, visto que integra o subprojeto do SPED fiscal, cujo objetivo é aprimorar a comunicação entre a prefeitura e o prestador de serviços.
Com base nisso, preparamos este conteúdo, com uma série de informações fundamentais sobre como a auditoria de frete automatizada pode melhorar o relacionamento com as transportadoras. Continue a leitura do artigo para saber mais sobre o assunto!
Qual a importância da nota fiscal?
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital, em conformidade com a Receita Federal, que é emitido e armazenado eletronicamente dentro do Ambiente Nacional pela prefeitura, RFB ou por outra entidade conveniada, cuja finalidade é registrar as operações de prestação de serviços.
A NF-e é importante devido ao fato que de não somente padroniza os processos, como também otimiza a qualidade dos dados, descartando a necessidade de lidar com documentos impressos, consequentemente, melhora o armazenamento e evita o extravio das informações.
Qual a diferença entre a Nota Fiscal de Transporte e outros documentos?
Pode-se dizer que a nota fiscal de transporte, também conhecida como Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), é o equivalente à NF-e. Ela é usada em operações de transporte de carga internacional, interestadual e intermunicipal em qualquer modal (rodoviário, ferroviário, aéreo, dutoviário e aquaviário).
A Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e), por sua vez, é um documento digital que deve ser emitido por companhias de transporte de carga, especialmente nas atividades feitas no mesmo município. Assim como o CT-e, não existe uma versão física desse documento, uma vez que todos os procedimentos são realizados no ambiente virtual, isto é, sua emissão, autorização e armazenamento.
Por fim, existe também o Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico (MDF-e), cuja função é simplificar o recolhimento de impostos e o cumprimento das obrigações fiscais de prestadores de serviços e fornecedores de produtos. Ele é comumente usado para informar dados do transporte, como origem e destino, informações do seguro (RCTR-C), dados do veículo e do motorista, entre outros.
Como funciona o fluxo de documentação no transporte?
A organização de documentos relacionados ao transporte de cargas depende de ferramentas, procedimentos e técnicas especiais. Por isso, muitas transportadoras acabam terceirizando esse tipo de serviço, visto que essa alternativa, muitas vezes, tem compatibilidade com a estratégia.
Todos os processos costumam ser realizados internamente, desde a emissão da nota fiscal de transporte até o recolhimento para armazenamento. Contudo, não é raro que ocorram divergências entre o valor cobrado e o esperado, seja por erros de preenchimento de dados no sistema, seja por falta de conhecimento. Isso acaba gerando aumentos desnecessários nos custos de frete, entre outras desvantagens que interferem na relação entre lojas virtuais e transportadoras.
Como a ferramenta de auditoria da Intelipost ajuda a reduzir custos nas operações logísticas?
A plataforma em nuvem da Intelipost é voltada para gestão e otimização de processos logísticos. Seus recursos inovadores cumprem o propósito de simplificar todas as operações internas e externas para que o produto chegue ao consumidor final, isto é, oferecemos soluções inteligentes para a logística durante todo o ciclo de entrega.
A solução baseada em cloud logistics integra toda a cadeia — operadores logísticos, e-commerces, transportadoras e hubs — de maneira inteligente, graças à sua tecnologia de altíssima confiabilidade. No contexto do assunto deste artigo, uma funcionalidade interessante da ferramenta da Intelipost é o seu módulo de Auditoria de Faturas, também conhecido como Reconciliação de Faturas, que é indispensável especialmente nos casos de divergências de fretes.
Esse recurso possibilita a conferência de notas fiscais de transporte e faturas emitidas pelos Correios e transportadoras contra as tabelas negociadas. Por consequência, há uma redução de custos com fretes devido à simplificação dos processos e, é claro, o aumento da velocidade das análises.
O sistema pode ser integrado com as transportadoras, permitindo a leitura automática de notas fiscais de transporte e faturas, o que agiliza a verificação dos dados nas tabelas de fretes negociadas. Além disso, o módulo de Auditoria de Faturas inclui a conferência da quantidade de envios realizados pela empresa, assim como todas as questões envolvidas no cálculo do frete.
A funcionalidade de Análise de Divergências usa a potencialidade de tecnologias integradas à nuvem para identificar inconsistências, como desvios entre o cobrado e o esperado. Assim, a negociação com as transportadoras se torna muito mais simples e eficiente. Já no que diz respeito à conciliação dos pedidos realizados e o valor do frete estimado, a ferramenta ainda permite que erros no cadastro de produtos, ou em qualquer processo operacional, que possa afetar o cálculo de frete inicial sejam identificados, eliminando as divergências.
Entre as inúmeras vantagens que essa ferramenta proporciona, podemos citar:
- validação de cobrança das transportadoras;
- emissão de relatórios de divergência por transportadora;
- maior previsibilidade da conta frete;
- redução de custos operação/frete;
- reconciliação de CTEs;
- análise de divergências de frete;
- melhoria dos cadastros de produtos.
Além desses benefícios, um dos pontos de vantagem do software da Intelipost é que a solução pode ser integrada com os principais sistemas de ERP de gestão de e-commerce do mercado. Ou seja, o seu processo de implementação não exige mudanças muito drásticas nas operações internas já estabelecidas na empresa.
Para realizar uma demonstração de como a solução funciona, sem qualquer custo ou compromisso, basta acessar este link e preencher o formulário. A equipe da Intelipost entrará em contato para agendar um teste!
Como você pôde contemplar neste conteúdo, a nota fiscal de transporte é um dos documentos que integra o cotidiano de empresas que lidam com um grande volume de fretes, como varejo e lojas virtuais. Gerenciar corretamente os CT-es é crucial para garantir uma gestão tributária eficiente e para cumprir com as obrigações fiscais da empresa, evitando multas e penalidades. O uso de tecnologia, neste sentido, pode reduzir custos com fretes e simplificar toda a cadeia logística.
Quer saber como a ferramenta de Auditoria de Faturas da Intelipost pode melhorar o relacionamento de seu e-commerce com as transportadoras? Então, entre em contato com a nossa equipe para conhecer as melhores soluções tecnológicas do mercado!
