Uma rotina de transporte gera uma quantidade muito grande de informações. Saber gerenciá-las é crucial para manter a organização, alcançar eficiência e otimizar os resultados.
Nesse sentido, utilizar as melhores práticas para gerenciamento de informações e controle de cargas despachadas é essencial para que a operação funcione normalmente. É aí que surge o conceito do romaneio, tema do nosso post de hoje. Quer saber o que é e como se aplica no seu dia a dia? Então confira agora mesmo!
O que é o romaneio e por que ele é importante?
O romaneio de cargas pode ser definido como o documento utilizado em transporte, que lista a carga transportada. É a relação dos volumes enviados, com descrição do conteúdo de cada um. Seu objetivo é concentrar em um único arquivo todos os volumes de um dado transporte
Isso facilita o processo de conferência — tanto no embarque, quanto no desembarque — e também ajuda a agilizar o processo de fiscalização da carga. Inclusive, no comércio internacional, é utilizado na conferência e desembaraço aduaneiro (em inglês, o termo packing list é o equivalente ao nosso romaneio).
Sua emissão é importante uma vez que ajuda a prevenir erros durante a entrega aos clientes, ou mesmo auxiliar na prevenção de roubos e furtos de cargas que podem acontecer durante o transporte.
Como ele é emitido?
O romaneio pode ser gerado de forma simples, por meio de planilhas que atendam às necessidades do seu negócio. Ou seja, deve conter as informações que são necessárias para o controle, o que faz com que seja essencial fazer essa definição antes dos dados que o arquivo deve apresentar.
Uma alternativa para tornar o processo de emissão mais fácil e ágil é torná-lo automatizado e integrado a outras etapas. Assim, os sistemas da empresa são utilizados para coletar as informações e usá-las para criar o romaneio.
Vale lembrar que essa opção pode ajudar a diminuir o índice de erros na hora de lançar os dados das cargas, o que tem um risco maior quando as rotinas são realizadas manualmente — sem contar a necessidade de retrabalho, para corrigir as falhas cometidas inicialmente, o que gera mais custos e pode causar atrasos nos processos.
Existe um padrão que deve ser seguido na emissão?
Por convenção, não existe um modelo que pode ser usado como padrão para a emissão no romaneio. Entretanto, é preciso considerar a inserção de algumas informações básicas no relatório, dentre elas:
- quantidade de volumes/embalagens;
- identificação única nos volumes;
- Notas Fiscais presentes no envio;
- tipo das embalagens (caixas, potes, paletes etc);
- informações de peso, dimensões e volume das embalagens e do total da carga.
Cada empresa insere as informações que achar necessárias, no entanto, essas citadas já podem ajudar na relação de cargas que estão sendo enviadas.
Quais são os benefícios que ele proporciona para a empresa?
A emissão do romaneio de cargas proporciona diversos benefícios para uma empresa, tais como:
1. Facilita a disponibilidade de informações para os clientes
O romaneio auxilia no controle de cargas, que alimenta os sistemas de rastreamento de envios. Com o seu uso, embarcadores, transportadoras e carreteiros têm uma informação adicional sobre o progresso do envio.
Em sistemas que estão mais integrados, as informações referentes ao rastreio das cargas podem ser atualizadas diretamente no site da empresa, fazendo com que os próprios clientes possam acessá-las a qualquer momento, com poucos cliques.
É outra forma de tornar o processo mais transparente e confiável, fazendo com que os clientes fiquem mais satisfeitos e seguros com relação aos envios — aprimorando o relacionamento comercial.
2. Ajuda na conferência dos comprovantes de entrega
Outro benefício do romaneio é auxiliar na conferência dos comprovantes de entrega quando os motoristas retornam para a empresa com eles na mão. Com esse documento relacionado aos conhecimentos de transporte que foram entregues, deve-se ter cada um dos canhotos assinados pelos destinatários das cargas.
No caso de a entrega não ser realizada, deve-se haver justificativa para tal, assim como no caso de o motorista não devolver todos os documentos devidamente assinados.
3. Melhora o processo de prestação de contas do motorista
O romaneio transfere a responsabilidade da sua empresa para o motorista que vai transportar a carga. Por isso, algumas transportadoras adotam a prática de emiti-lo em duas vias, sendo que uma delas é enviada junto com os produtos e a outra é assinada pelo motorista, sendo arquivada até que ele volte e preste conta a respeito dos comprovantes de entregas.
4. Resguarda a empresa com a seguradora em caso de sinistros
Em alguns casos de sinistros durante o transporte de cargas (acidentes, avarias, roubos, furtos, entre outros), a empresa seguradora pode exigir o envio da cópia do romaneio de entrega para avaliar os itens que foram enviados.
Sem ele, corre-se o risco de que ela não autorize a indenização da carga que sofreu o dano, o que faz com que a transportadora tenha que arcar com os custos incorridos dessa falha.
Existe alguma relação entre romaneio e manifesto?
Enquanto o romaneio é usado para listar os volumes (e sua descrição) que estão sendo enviados, o manifesto é o documento emitido para relacionar quais são os conhecimentos de transporte emitidos para o envio de uma carga fracionada — ou seja, é usado em casos em que há vários destinatários dentro do mesmo veículo.
Na verdade, não existe uma relação direta entre essas duas listas, mas podemos dizer que ambas são criadas com a intenção de ajudar o processo de conferência e torná-lo mais ágil e confiável.
Como você pode ver, a emissão do romaneio é uma etapa muito importante no que diz respeito ao aumento do controle na hora de enviar os produtos para os clientes. A adoção desse tipo de documento garante vantagens que podem ajudar a otimizar todos os processos, até o retorno do comprovante de entrega.
Otimização de processos com TMS
A integração do romaneio de entrega ao Sistema de Gerenciamento de Transporte (TMS) representa um passo crucial na otimização de processos logísticos. Ao unificar e automatizar as informações do romaneio no TMS, as empresas podem ganhar visibilidade em tempo real, aprimorar o rastreamento de entregas e a eficiência operacional.
Essa sinergia entre o romaneio de entrega e o TMS não apenas simplifica o gerenciamento logístico, mas também abre oportunidades para análises detalhadas, tomadas de decisões mais rápidas e, por fim, uma cadeia de suprimentos mais eficiente e responsiva.
