Você sabe o que é TMS embarcador? Pois se você atua no varejo, indústria ou agronegócio, deveria conhecê-lo a fundo: a ineficiência de infraestrutura logística no Brasil é um dos grandes desafios aos gestores e esse tipo de solução vem sendo cada vez mais usado para mudar resultados diante da retração econômica que afeta especialmente estes segmentos.
De acordo com a Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística (NTC&Logística), somente o custo do frete rodoviário de cargas (que responde pelo transporte de 65% das mercadorias do país) dobrou entre 2009 e 2014. Veja que estamos falando de apenas um viés da cadeia logística (desconsiderando os altos valores com gestão de estoques em um centro de distribuição, por exemplo).
O que é um TMS embarcador?
Um Sistema de TMS (Transportation Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transportes) é uma solução completa para empresas – de todos os segmentos e que fazem a distribuição de produtos e materiais – e sofrem para gerenciar suas entregas através da contratação de transportadoras.
Em setores mais sensíveis aos efeitos da crise (como o varejo tradicional, que amarga queda de 7,3% nas vendas – apenas neste 1º semestre de 2016), uma gestão logística de excelência se torna ainda mais essencial, principalmente no que se refere ao gerenciamento dos custos com transportes.
Se não há como aumentar a margem de lucro com elevação de vendas, é possível assegurar a saúde financeira da empresa através da redução de custos que otimizações e automações via tecnologia podem trazer. Hoje você irá descobrir o que é um TMS embarcador e como ele pode aumentar a percepção de valor dos seus produtos junto aos clientes (além de ampliar sua margem de lucro)!
Principais problemas das empresas com a gestão de fretes
Seja no e-commerce, no atacado, varejo ou distribuição ou até em outros segmentos da economia, como a indústria, eis os problemas mais comuns ligados ao frete:
- Atrasos na entrega de mercadorias;
- Danos ou má gestão dos produtos durante o transporte;
- Problemas na rastreabilidade das entregas;
- Erros de cobrança e/ou cobranças indevidas;
- Ausência de indicadores para medir o desempenho do custo logístico.
- Dificuldade no controle sobre as informações do CT-e e NF-e (descrição incorreta, CFOP equivocado, alíquotas em inconformidade com a legislação, etc.), resultando em irregularidades fiscais e possíveis sanções à empresa.
As dores da sua empresa batem com a lista acima? Então provavelmente um TMS embarcador lhe auxiliaria a ter maior controle e agilidade em suas atividades após a produção/consolidação da venda.
TMS embarcador e a gestão estratégica de fretes
Esse software (que se tornou indispensável no e-commerce e que agora começa a ser disseminado no varejo “off-line”) pode ser integrado ao ERP da empresa para prover um gerenciamento absoluto de todo o fluxo logístico de uma organização. Agendamento de entregas, conferências de CT-e e emissão de documentos (gerando dados diretamente para o ERP) são algumas de suas funcionalidades.
O problema de gestão de fretes é antigo. Soluções TMS existem há algumas décadas, sejam como módulos de ERPs ou sistemas dedicados (”stand-alone”). Nos últimos anos viu-se uma migração para soluções cloud, e o mercado de TMS seguiu esta tendência – até mesmo para suprir as necessidades do e-commerce, que cresce em um ritmo muito maior do que a economia como um todo.
De qualquer forma, um TMS pode ser integrado ao ERP da empresa para prover um gerenciamento de todo seu o fluxo logístico. Simulações de custos, agendamento de entregas, conferências de CT-e e emissão de documentos (gerando dados diretamente para o ERP) são algumas de suas funcionalidades.
O TMS pode trazer ganhos muito significativos para 3 perfis de empresas:
- Empresas que utilizam transporte de terceiros – sejam estes dedicados ou compartilhados;
- Empresas com frota própria;
- Operadores logísticos.
Benefícios de trazer o controle automatizado para seus processos internos
Um estudo da Fundação Dom Cabral, realizado em 2014, apontou que a logística “subtrai” cerca de 11% do faturamento de uma empresa. Em algumas áreas, esse processo é ainda mais cruel, com o é o caso do segmento de papel e celulose (28,33%) e construção civil (21,33%). Entretanto, a implementação de um sistema de gestão de frete traz mudanças significativas na dinâmica comercial dessas empresas, que podem trazer melhorias para este índice. Listamos cinco delas:
1. Cálculos automáticos de frete
Quanto tempo você perde todos os dias pesquisando, ligando para transportadoras ou pedindo para seus funcionários efetuarem cálculos de frete? Já parou para pensar no quanto em produtividade está sendo perdido?
Pior é que mesmo com tudo isso, nem sempre se consegue encontrar as melhores soluções logísticas. A razão é que, por maior e mais capacitada que seja sua equipe, sua capacidade de análise e de cruzamento de dados nunca será sequer semelhante ao que as melhores soluções em Inteligência de Negócios são capazes de fazer.
Um Sistema TMS embarcador realiza cálculos de frete entre dezenas de transportadoras, com retorno em tempo real e baseado em regras de negócio configuráveis. E o melhor: integrado a qualquer plataforma!
Além do frete, uma plataforma de gestão de fretes avalia eletronicamente as melhores estratégias logísticas para cada tipo de viagem (processando dados diversos como informações de satélites, tabelas de fretes, prazo agendado, modais mais indicados, simulação de cenários e gerenciamento de risco). Com isso, você se livra desse ônus e tem a certeza de que foi escolhida a opção de maior custo x benefício para cada venda.
2. Gestão de despachos
Com o módulo de gestão de despachos é possível fazer a integração com transportadoras e Correios (EDI/webservice/SIGEP) para geração de romaneio, PLP e etiquetas de postagem, trazendo muito mais agilidade aos operadores no momento da expedição.
Essa automatização na troca de informações entre loja e transportadoras – no acompanhamento dos pedidos – garante muito mais agilidade no acionamento às transportadoras, com a consequente redução no lead time. Menor tempo de entrega significa, portanto, aumento na produtividade, redução de custos e melhoria na qualidade dos serviços prestados.
3. Automação no processo de rastreamento
As reentregas e as devoluções encarecem o custo logístico e podem até inviabilizar as operações. Boa parte desses percalços não existiriam se as empresas utilizassem soluções em logística com módulo de rastreamento de entregas, os quais permitem acompanhar o andamento, fazer filtros e análises, além de apresentarem a possibilidade de integração com outras plataformas, como ERP, plataformas de e-commerce e SAC. Algumas das vantagens desse tipo de módulo:
- Monitoramento de todos os fretes, em tempo real e para qualquer transportadora;
- Notificar clientes de status das entregas via e-mail ou SMS;
- Permitir que seus consumidores tenham acesso a informações como redução no prazo de entrega ou eventuais atrasos;
- Abrir chamados no atendimento para tratar ocorrências proativamente;
- Notificar transportadoras de pendências, falta de informação, etc.
- Monitoramento da satisfação de clientes (NPS – Net Promoter Score)
4. Geração de pré-fatura ao transportador
O sistema TMS possibilita a geração da pré-fatura ao transportador (no processo de conferência do frete, torna-se possível efetuar diversas validações). Tal processo também é conhecido por auditoria de faturas. Através dessa funcionalidade os gestores de logística conseguem, por exemplo, identificar divergências nas cobranças das transportadoras.
Quando não se utiliza a pré-fatura, um TMS consegue ler à informação dos CT-es e faturas e conciliar os valores, identificando divergências contra as tabelas de fretes pré-acordada.
5. Geração de relatórios em tempo real
Ter um acompanhamento completo das ocorrências em cada entrega oferece, aos gerentes de logística, maior conhecimento de negócios para a tomada de decisões estratégicas: um sistema de gestão de fretes disponibiliza dashboards, através dos quais é possível realizar trabalho com Analytics, gerar relatórios ou gráficos com informação gerencial real time.
O mito do alto custo das soluções informatizadas de gestão
O mais interessante nessa história toda é que com a computação em nuvem, as soluções de impacto gerencial (que antes ficavam restritas aos gigantes do mercado) agora podem ser implementadas por empresas de todos os portes.
Isso porque a maioria dos fornecedores disponibilizam suas soluções de TI com base no modelo SaaS – Software como Serviço (através de assinaturas, que serão estabelecidas de acordo com a quantidade de módulos contratados). Essa nova forma de pensar a computação democratizou o acesso às melhores ferramentas de gestão do mercado, o que impulsiona os gestores ao dever de atualização imediata de seus sistemas (para se manterem vivos no mercado!).
Não há como negar a relação entre serviços em nuvem e ganho de maior agilidade nos processos internos empresariais (especialmente na cadeia logística). Um estudo feito em 2015 pelo IDC mostrou que, em plena crise econômica, os investimentos com a estrutura de nuvem de TI estavam projetados para crescerem impressionantes 26,4% no ano!
Com relação à logística, integração rápida, ganhos imediatos e facilidade de adequação a qualquer porte de empresa são algumas das vantagens das soluções informatizadas de gestão, apoiadas na nuvem. Além disso, o fato desse tipo de solução não requerer investimentos iniciais (CAPEX) relevantes dá maior flexibilidade para que as empresas abram suas portas para uma nova era na gestão de seus processos logísticos.
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