Uma operação de estoque em uma empresa de grande porte envolve diversos processos, grandes equipes e desafios que precisam ser contornados para se alcançar o resultado esperado. Investir em tecnologia no armazém é um meio de otimizar as rotinas e aprimorar o desempenho — do setor e do negócio, de maneira geral.
A seguir, vamos explicar melhor como funcionam os fluxos de trabalho, apresentar as principais dificuldades e como algumas soluções tecnológicas podem se tornar as melhores aliadas. Continue conosco e saiba mais agora mesmo!
O que é um grande armazém?
Em uma empresa de pequeno porte a gestão de estoque é mais simples, visto que há poucas unidades de produtos e, com isso, a quantidade de processos é menor e a rotina é facilmente controlada.
Já em um grande armazém há uma grande complexidade em decorrência da variedade e quantidade de itens estocados, sem contar a quantidade de colaboradores — que são divididos por equipes em cada área — envolvidos nas atividades.
Nos tópicos a seguir, vamos citar quais são as etapas de um fluxo de trabalho e mostrar quais problemas são mais enfrentados em cada uma delas.
Recebimento
A principal falha que pode ocorrer nesse tipo de atividade é o registro de entrada equivocado dos itens — quer seja nas quantidades, código e descrição dos produtos. Quando isso ocorrer, certamente surgirão problemas relacionados a furo de estoque e falhas no processo de vendas decorrente dessa situação.
Movimentação
A gestão de processos manuais durante a movimentação pode tornar o processo mais lento, comprometendo a produtividade das equipes e gerando demora na liberação dos itens para a venda.
Armazenagem
O não uso de tecnologia no armazém pode trazer problemas como a demora em finalizar o processo, além da possibilidade de fazer a alocação errada dos produtos. Como esse tipo de problema só será percebido no inventário, provavelmente, é possível que se tenha problemas para encontrar alguns itens e que se sofra com furos.
Picking (ou separação)
O processo de separação também pode sofrer com atrasos decorrentes da falta de automatização. Além disso, existem grandes chances de haver pedidos, ou itens, trocados — gerando a insatisfação dos clientes e um custo extra relacionado ao processo de troca e devolução.
Expedição
No processo de expedição é possível ter problemas relacionados à conferência e, principalmente, à emissão dos documentos necessários para o envio e entrega das mercadorias.
Inventário
Em armazéns pequenos, o inventário pode ser realizado utilizando planilhas ou até mesmo anotações em papel. Entretanto, no caso de um armazém grande, a falta de tecnologia no armazém tornaria o processo mais demorado, ineficaz e sujeito a um grande índice de erros.
Desafios enfrentados que não existem em pequenos armazéns
Por se tratar de uma operação de grande porte, com a movimentação de um alto volume de produtos diariamente, um armazém de grande porte lida com diversos desafios que não existem em pequenos estoques. Entre os principais, podemos citar:
Erros na separação
Um erro nessa etapa pode comprometer o restante da operação e, se não for identificado pelo processo de conferência, pode afetar a experiência do cliente e ainda gerar a necessidade de troca — elevando os custos operacionais e gerando insatisfação.
Processos manuais
Todo processo manual está sujeito a erros e, consequentemente, existe a necessidade de retrabalhos. Pequenas operações também enfrentam este desafio, de gerenciar diversas informações, advindas de diversas fontes e fazer com que todo o processo, funcione de forma fluida. Mas quando comparamos com uma grande operação, este problema acaba ficando não escalável, e sujeitos a erros como falhas na digitação e identificação equivocada de itens, por exemplo.
Essas situações levam a outras, que podem ocasionar na elevação dos custos, possíveis atrasos na entrega e até mesmo a problemas com o fisco — quando a falha está ligada à emissão da documentação.
Controle de divergências e atualização de itens armazenados
Em um armazém de grande porte, identificar e controlar as divergências em tempo real é uma tarefa praticamente impossível, dada a grande quantidade de itens movimentados. Além disso, atualizar frequentemente as entradas e saídas dos produtos, garantindo dados reais sobre a disponibilidade, é um grande desafio a ser contornado.
Nesses casos, somente a realização de um inventário dos materiais é capaz de apontar as inconsistências, mas, ainda assim, a causa delas pode permanecer desconhecida — principalmente se a identificação é feita depois de certo tempo da falha ocorrida.
Tipos de tecnologias no armazém que permitem otimizar processos e resultados
O investimento de tecnologia no armazém é uma excelente solução para otimizar as rotinas e ainda garantir um trabalho mais eficiente das equipes, colaborando para que os resultados se tornem cada vez mais satisfatórios. Entre as principais soluções, podemos citar:
WMS
WMS é a sigla em inglês para Sistema de Gestão de Estoques. É um software voltado para a gestão de armazéns e oferece diversas funcionalidades, como o registro dos recebimentos, a alocação dos materiais, suporte na separação dos pedidos, conferência dos itens e inventários.
RFID
RFID consiste na utilização de etiquetas — que são lidas por meio de radiofrequência. Dentro de um armazém, o uso dos leitores pode facilitar bastante a identificação dos produtos e agilizar rotinas de separação e inventário, por exemplo.
TMS
Já o TMS é o Sistema de Gestão de Transportes. Ele dá suporte às rotinas de expedição e ainda otimiza todo o processo de transporte, desde a contratação do frete até a auditoria de faturas.
Benefícios da tecnologia no armazém
Maior controle sobre seu armazenamento
Manter o controle sobre os processos é sinônimo de uma gestão eficiente, diminuição de erros e resultados satisfatórios. Entretanto, em armazéns de grande porte, administrar os diversos aspectos com eficiência é uma dificuldade enfrentada pelos gestores. Aqui, estamos falando principalmente de:
- datas de estocagem dos produtos;
- quantidades disponíveis;
- frequência ideal de reposição;
- definição do estoque de segurança;
- definição do estoque mínimo e máximo.
Com o uso da tecnologia no armazém para o controle de cada um dos pontos citados, é possível unificar a visão geral da operação dentro do armazém, agilizando os processos de expedição, organização e reavaliação de gastos com armazenagem e estoque de produtos.
Maior visibilidade de necessidades locais
Sem um controle adequado das rotinas, dificilmente os gestores e as equipes conseguem identificar os pontos onde as falhas ocorrem, suas possíveis causas, onde as melhorias podem ser aplicadas e como os processos podem ser otimizados.
A longo prazo, isso compromete a evolução da operação e a tendência é que os erros se sobreponham e comprometam o desempenho da empresa — principalmente no que diz respeito ao atendimento ao cliente e aos custos operacionais.
Com a tecnologia, é possível criar uma visão unificada das necessidades internas de equipe, otimizar processos e ainda, reduzir o número de erros de entrega.
Cases de sucesso
A rede de farmácias Drogarias Campeã conseguiu aprimorar as rotinas do armazém com o investimento em um sistema WMS e algumas modificações nos processos de movimentação e nos fluxos de trabalho.
A Amaro e a Cadence são duas empresas que se beneficiaram com o investimento em um sistema TMS. Por meio deles, conseguiram melhorar a gestão dos pedidos, o rastreamento das entregas e analisar o desempenho das transportadoras — entre outros benefícios.
Como podemos ver, o investimento em tecnologia no armazém proporciona a automatização dos processos, garantindo a diminuição do índice de erros, o aumento da agilidade na execução dos processos, o ganho em eficiência e, ainda, redução dos custos.
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