Sistema de gestão de fretes: por que adotar um?

Você sabe o que é um sistema de gestão de fretes e quais os benefícios que essa ferramenta pode trazer para a sua operação?

No país com uma das mais críticas infraestruturas logísticas do planeta, manter a competitividade no varejo não é tarefa fácil, especialmente para quem trabalha no e-commerce. As más condições das rodovias nacionais (por onde circulam 70% da carga transportada no Brasil), os constantes riscos de assaltos, os altos tributos e a imensa burocracia são alguns fatores que explicam porque o frete no Brasil é um dos mais altos e complexos do mundo.

Sabe-se que os fatores externos, como a falta de investimento em infraestrutura nacional de transportes, são responsáveis pelo alto custo na entrega de mercadorias no país. A despeito da ciência de que tais obstáculos diluem a margem de lucro do varejo (estas despesas podem ultrapassar 30% das receitas de vendas), boa parte do impacto financeiro sentido pelo seu e-commerce com o transporte de produtos poderia ser reduzido com a implementação de um sistema de gestão de frete.

Se você ainda faz cotações com dezenas de transportadoras na base da planilha, mesmo sabendo que elas estabelecem o frete com base em mais de 300 fatores (como distância, peso, cubagem, pedágios, vias utilizadas, etc.); se você não possui um sistema de rastreamento, recebe inúmeras ligações por dia de clientes desesperados para receberem seus produtos — e quase sempre não possui respostas paras os questionamentos feitos; e se você não consegue ter certeza de que os valores cobrados pelas transportadoras estão corretos, não adianta culpar o Custo Brasil!

Seus percalços logísticos têm origem dentro da dinâmica estrutural de sua própria empresa, na falta de uma plataforma de gestão de fretes capaz de calcular os serviços mais barato entre centenas de transportadoras, de rastrear suas entregas em tempo real, de fazer auditoria de faturas, entre outros benefícios que veremos a partir de agora.

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O que é um sistema de gestão de fretes?

O barato que sai caro no fluxo logístico

Na Era da Inteligência Artificial, não há mais espaço para as empresas do varejo eletrônico e físico que ainda perdem produtividade fazendo consulta de fretes de forma manual. Esse tipo de processo, além de ser penoso, pouco produtivo e muito suscetível a erros de avaliação, desvia inúmeros funcionários durante dias para se dedicarem a uma tarefa que poderia ser feita por meio do cruzamento eletrônico de dados. O pior é que, quase sempre, as decisões tomadas não são as mais econômicas possíveis.

Mas o problema de não ter um sistema de gestão de fretes não acaba aqui.

Não ter um software que mostre onde está a mercadoria em tempo real (aos clientes e embarcadores) gera mal-entendidos, acúmulo de ligações ao 0800 da loja, reclamações em sites de defesa do consumidor, entre outras dores de cabeça.

Da mesma forma, não conseguir confrontar os documentos fiscais pelas transportadoras com os valores reais que deveriam ser cobrados também corrói a saúde financeira dos embarcadores. Isso sem falar nas indenizações dos Correios, que deixam de ser recebidas pela ausência de controle das mercadorias despachadas. Quem automatiza suas operações logísticas com tecnologia em gestão de fretes não precisa se preocupar com questões como essas.

O que é sistema de gerenciamento de fretes

Um sistema de gestão de frete (TMS- Transportation Management System ou, em português, Sistema de Gerenciamento de Transporte) é uma plataforma que provê inteligência de negócios aos tomadores de decisão, controlando todas as etapas da entrega de um produto ao consumidor.

Embora muitos gestores ainda pensem que esse tipo de sistema é destinado apenas às transportadoras para sua organização logística, o TMS Embarcador tem sido cada vez mais utilizado pelas organizações que precisam definir qual a melhor proposta entre os orçamentos recebidos das empresas de transporte e qual o melhor frete para sua mercadoria. Por isso, vamos focar nossas atenções sobre a plataforma voltada ao embarcador.

Baseado em conceitos como Business Intelligence e Big Data Analytics, esses softwares são capazes de cruzar centenas de milhares de dados de inúmeras transportadoras (por meio de algoritmos e técnicas estatísticas complexas) para encontrarem, em poucos segundos, qual a melhor opção de transporte para cada tipo de mercadoria. São justamente esses algoritmos matemáticos a base da roteirização (outra ferramenta presente em um TMS Embarcador, que avalia as melhores rotas e quilometragem ideal para cada entrega).

Distância, tipo de frete (carga fracionada ou carga completa), peso e cubagem cobrados por cada empresa, melhores vias, combinações de modais e sazonalidade da demanda são algumas das incontáveis variáveis que esse sistema é capaz de mapear. Por mais numerosa e competente que seja sua equipe, é impossível atingir a olho nu a acurácia das informações prestadas, em segundos, por uma solução eletrônica de gestão logística como essa.

O sistema ainda garante a gestão de despachos eletronicamente. Integrado a transportadoras e Correios, é possível automatizar a abertura de PLP, emissão de etiquetas de postagem e geração de romaneio de carga, acelerando processos administrativos que faziam muitas lojas online perderem tempo e clientes.

Rastreamento de cargas (com disparo de e-mails e SMSs pré-programados em caso de mudança de status, atrasos, etc.) e auditoria de faturas (com emissão de relatórios que provam as divergências e salvam o caixa da empresa contra equívocos em cobranças) são outras funcionalidades essenciais de um sistema de gestão de fretes, que auxilia, inclusive, em um maior controle sobre as cotações no frete spot (que, a depender do volume, pode representar risco ao negócio).

O fenômeno do SaaS e a viabilidade de implementação desse tipo de solução a empresas de todos os portes

Há até alguns anos, ter um software desse porte era privilégio apenas dos grandes players do mercado, haja vista os altos custos de licenças, atualizações, sistemas de segurança envolvidos na implantação, entre outros fatores.

Atualmente, uma nova forma de provisão de serviços de TI, chamada SaaS (Software como Serviço) democratizou o acesso a essas ferramentas. Apoiados na mobilidade, esses softwares não são mais vendidos e instalados localmente no computador do cliente. Em vez disso, são disponibilizados pela Internet, em uma nuvem privada com diversas camadas de segurança de dados. Login via digital/reconhecimento fácil, autenticação de dois fatores e backups automáticos são alguns dos recursos disponíveis.

Soluções via SaaS ainda costumam incluir atualizações automáticas e, em alguns casos, até treinamento às equipes, além de serem cobradas por mensalidade (proporcional à quantidade de módulos adquiridos). Com a implementação maciça desse tipo de solução pelo varejo eletrônico e físico, não é difícil presumir que os concorrentes que permanecerem perdendo produtividade (e dinheiro) com gestão manual de fretes tendem a perder espaço no mercado.

Como são feitos os cálculos de frete?

A mudança no perfil do consumidor e seu impacto sobre a gestão de fretes

O custo de transportar uma mercadoria até o consumidor é uma dor de cabeça incessante aos diretores de operações do comércio físico e das lojas virtuais. Antigamente, para adquirir um produto, o cliente se deslocava até a loja, arcava com o custo silencioso do deslocamento e voltava para casa feliz com sua TV, seu notebook ou seu ar-condicionado.

Mas o mundo mudou. Com agenda cada vez mais cheia e tempo cada vez mais escasso, o novo consumidor agora prefere receber seus produtos em casa, especialmente a partir da compra pela Internet. A partir daí, o custo de condução do produto à residência do cliente foi transferido às lojas, que se desdobram para descobrir, entre as diversas tabelas de fretes de centenas de transportadoras, qual a melhor opção para cada entrega.

Para piorar, como se trata de um movimento em massa e em escala crescente, o comércio eletrônico (e até o físico, para produtos maiores) ganhou a difícil tarefa de combinar o oceano de pedidos (envolvendo produtos de naturezas diversas, em quantidades variadas e de características diferentes) com as incontáveis formas das transportadoras cobrarem pelo frete. Ficou difícil para os embarcadores gerenciarem tudo isso sem tecnologia da informação.

O que influencia o valor do frete no Brasil?

Entender como as transportadoras calculam o valor do frete é um dos dilemas sem resposta dos gestores da área de e-commerce. A questão é que as empresas do setor utilizam centenas de variáveis para ajustarem seu fluxo operacional a uma margem de lucro minimamente razoável. Apesar do valor do frete no Brasil ser um dos mais altos do mundo e estar em constante ascensão (mesmo em um momento de crise), engana-se quem acha que os ajustes ampliam a margem de lucro do setor.

A razão é que o segmento de transporte e logística sofre com problemas estruturais e diversos fatores colaboram para aumentos sazonais do frete, como os que explicaremos a seguir.

Burocracia para a realização do transporte

Em São Paulo, por exemplo, há uma política de restrição à circulação de caminhões nas Marginais do Tietê e Pinheiros. A limitação de locomoção aumenta os custos das transportadoras e, por consequência, o valor do frete. Na maioria das cidades brasileiras, há ainda imensas dificuldades na obtenção de licenças.

Aumento abusivo dos combustíveis

Uma eventual elevação no preço dos combustíveis é capaz de expandir o preço final de quase todos os produtos comercializados no país. Quer um exemplo? Um aumento no preço do diesel, ocorrido em janeiro de 2017 (o 3º em menos de 2 meses), gerou impacto no custo do frete nacional na época. Essas variações, evidentemente, afetam o valor dos serviços no momento de contatar as transportadoras para despachar suas mercadorias vendidas.

Má infraestrutura das rodovias

A título de exemplo, no agronegócio, as péssimas condições das estradas brasileiras aumentam, em média, 30,5% o custo do escoamento de grãos. Nem precisa dizer que no transporte de produtos vendidos pelo varejo online os prejuízos não são menores, certo?

Afinal, como as transportadoras calculam o valor do frete?

Além das questões macroeconômicas, citadas acima, uma infinidade de fatores logísticos influencia o valor do frete cobrado dos embarcadores. Vamos mencionar apenas alguns deles para que você compreenda que sem um sistema de gestão de fretes é bastante complicado encontrar as melhores oportunidades de reduzir custos com transporte:

• peso e taxa de cubagem (dimensões da carga);
• prazo de entrega;
• modalidade de carga (carga fracionada ou carga fechada);
• distância percorrida;
• custos operacionais (custos de manutenção do veículo, por exemplo);
• possibilidade de haver carga de retorno;
• tempo de carga e descarga;
• sazonalidade da demanda por transporte;
• especificidade do veículo utilizado;
• perdas e avarias;
• vias percorridas;
• quantidade e valor dos pedágios;
• aspectos geográficos;
• entre outros fatores.

Lucratividade

Em momentos de crise (e por puro desespero), muitas empresas cortam custos deliberadamente, cessando investimentos em áreas que, ao contrário, deveriam receber injeções extras de recursos em tempos difíceis, caso da TI em logística. O resultado dessa generalização das reestruturações não é o estancamento dos maus resultados, mas sim o aprofundamento da recessão, uma vez que sem tecnologia, a empresa se torna mais lenta, menos eficiente e mais custosa.

Seu comércio eletrônico está adiando implementações de TI com um sistema que reduza custos com fretes, cesse o sangramento do caixa com cobranças equivocadas de transportadoras, mostre transparência ao cliente com módulo de rastreamento e ainda permita a recuperação de reembolsos dos Correios? Será que essa “economia” vale a pena?

Para tornar esse assunto ainda mais concreto, vale a pena lembrar que, segundo pesquisa da empresa Fireclick, 63% dos carrinhos são abandonados no e-commerce. Por que? De acordo com uma outra consultoria, a Forrester Research, nada menos do que 44% desses abandonos ocorrem porque o cliente considera os custos do frete muito altos.

Em muitas empresas, a reação a esse tipo de constatação é a implementação por impulso de políticas de frete gratuito, o que, no médio prazo, costuma comprometer sua saúde financeira. Não seria mais estratégico racionalizar os custos por meio de sistemas de informação e só então repassar essas conquistas ao consumidor final? As empresas de sucesso do varejo eletrônico comprovam que essa é a melhor solução.

Definitivamente, alguns gastos em momentos de crise são custos com alto poder de conversão em lucro no curto e no médio prazo. É o caso do investimento em um sistema de gestão de frete, que consegue, entre outros muitos benefícios, mapear as melhores oportunidades de frete, reduzindo custos à loja e, na outra ponta, ao consumidor.

Qualidade na administração

Quando as lojas online surgiram no mercado, o valor do frete era cobrado com base em um percentual da nota fiscal. Entretanto, em um país com dimensões continentais como o Brasil e cuja comunicação é feita por uma malha viária precária, não demorou muito para que esse sistema fosse alterado. Para piorar, em uma tentativa de ampliar a base de clientes, muitas empresas de varejo eletrônico banalizaram o frete, o que acostumou mal o consumidor.

Tudo isso exige, atualmente, que os gestores de e-commerce redesenhem constantemente suas estratégias, processos internos e gestão de custos, no intuito de não deixar a loja perder competitividade para a concorrência. Esse contexto impõe o uso dos mais modernos sistemas de gestão, que reduzam o volume de tarefas meramente administrativas, eliminem erros humanos, deem maior rapidez e transparência ao processo de entrega, barateiem seus custos e permitam a validação eletrônica de todas as operações a fim de que a empresa não leve prejuízos de terceiros por falta de controle. É o caso das frequentes divergências entre os valores dos CT-es (Conhecimentos de Transporte) apresentados pelas transportadoras e seus valores reais.

Não é novidade dizer que muitas lojas virtuais amargam prejuízos anuais consideráveis, tão somente por controlarem seu fluxo logístico por meio de planilhas ou sistemas de baixa performance. Como se fosse pouco, muitas delas não possuem integração entre seus muitos sistemas legados, o que faz com que a área financeira receba da transportadora uma CT-e sem ter certeza de que os valores estão corretos (em virtude da ausência de integração entre os sistemas das áreas financeira e de vendas).

Inicia-se, então, uma verdadeira via-crúcis, com muitas ligações ou envio de e-mails entre os departamentos, no intuito de garantir a segurança de que os valores estão corretos.

E se tudo isso fosse substituído por um sistema único (visualizado por todos os setores e transportadoras, simultaneamente), que gerenciasse todas as entregas por meio de um dashboard, que comparasse tabelas de frete e fornecesse auditoria eletrônica para evitar erros de cobrança? Imagine a dimensão do reforço de caixa em uma empresa que aumenta o controle sobre os reembolsos dos Correios, detecta todos os erros de cobrança das transportadoras e ainda faz sempre a melhor escolha na hora de combinar ordem de venda, transportadora e método de cobrança?

Tudo isso é otimização da administração e excelência em gestão logística por meio da TI. E que, obviamente, repercute poderosamente nos balanços e demonstrativos de resultados da empresa.

Qualidade na gestão de fretes é premissa básica para permanecer no mercado. Com a formação de um consumidor cada vez mais exigente, que espera sempre prazos cada vez menores, fretes cada vez mais baixos e qualidade cada vez maior, abrir mão de um sistema inteligente de gestão de fretes é assinar o atestado de óbito da loja virtual. A concorrência não perdoa falhas.

8 vantagens do uso de um sistema de gestão de fretes

Controle centralizado de processos

A falha de comunicação citada acima — entre setor financeiro e área de vendas — não existirá mais. Um sistema de gestão de fretes centraliza, em um único portal, todas as informações do negócio. Preenchimento de cotações, liberação de pagamentos, detecção de notas incorretas: são diversos dados disponíveis, que facilitam a gestão dos embarcadores e evitam decisões equivocadas.

Seleção de transportadoras e cálculos automatizados de fretes

Cálculo de frete multitransportadora, com retorno em tempo real e com base nas regras do negócio. Facilmente integrável e parametrizável de acordo com as peculiaridades de cada empresa: consegue imaginar o valor agregado que isso traz à sua loja?

O sistema cruza tabelas de frete das transportadoras, avalia variáveis como pedágios, melhores rotas, taxas ad valorem, GRIS e possíveis combinações de modais e unifica tais informações com os dados da mercadoria a ser despachada, garantindo a melhor escolha sempre.

Essa consciência do processo logístico é imprescindível, sobretudo, na cotação spot, citada rapidamente no tópico 1 (que envolve a contratação do serviço de transporte fora do contrato — modelo usado em casos esporádicos e emergenciais), no intuito de assegurar às empresas os melhores valores e condições.

Rapidez e ganho de tempo na gestão de despacho

A integração entre os sistemas dos Correios e transportadoras assegura, ainda, a geração de etiquetas de forma automática, PLPs (Pré-Lista de Postagem) e Romaneio de Cargas.

Rastreamento de entregas

O rastreamento de entregas fortalece a credibilidade da loja e reduz custos à empresa, além de diminuir o volume de reclamações em redes sociais e sites de defesa do consumidor, problemas que podem macular irreversivelmente a imagem da organização. Esse recurso permite ainda o disparo automático de alertas via e-mail e SMS, prestando contas ao cliente do status da entrega.

Auditoria de faturas e processo de aprovação de pagamentos

Fortalecimento do controle financeiro é sinônimo de maior economia e aumento da margem de lucro ao seu negócio. O módulo de reconciliação de faturas, presente em uma plataforma de gestão de fretes, permite a leitura automática de CT-es e faturas emitidas por transportadoras e Correios contra as tabelas negociadas, identificando prontamente eventuais erros. Um relatório de divergências pode ser emitido, mostrando detalhadamente quais itens apresentam inconsistências, eventuais erros no cadastro de produtos/erros operacionais etc.

Os valores resultantes passam então por um processo de ajuste e aprovação, em que o embarcador decide por realizar o pagamento como está ou de glosar tais valores até que algum ajuste seja feito pela transportadora. Os valores a pagar são, então, escriturados no ERP e, para fins fiscais, contrapostos aos CT-es para comprovação dos gastos.

Facilidade na troca eletrônica de dados (EDI)

A troca de informações e documentos entre embarcador e transportadora deve ser ágil, eficiente e garantir que nada será perdido pelo caminho. Dessa maneira, quem tem um sistema de gestão logística como esse pode enviar Notas Embarcadas, Recebimento de Conhecimento, Recebimento de Faturas de Fretes, Boletins de Ocorrências, entre outros arquivos. Tudo com agilidade, dinamismo e segurança, virtudes que fazem a diferença em um setor tão competitivo como o varejo.

Relatórios e inteligência: Analytics

Os dados são atualmente o que o petróleo era no século XX. Não há como dominar o mercado sem transformar dados brutos em informações gerenciais sobre seu negócio, que facilitem e conduzam a tomada de decisão. Uma plataforma de gestão como essa possui um módulo de Analytics que, com base em cotações de fretes e pedidos realizados, mostra, por exemplo, dados sobre a taxa de conversão por canal de venda, análise de abandono de carrinho, avaliação de demanda por produto/região/canal de venda, além de acompanhamento de SLAs de entrega por transportadora, região e época do ano.

Reembolso dos Correios

Os Correios são excelentes parceiros do e-commerce, especialmente para entregas de pequenos volumes e em pequenas quantidades. Entretanto, por qualquer contratempo, é possível que seu produto venha a sofrer extravios, atrasos ou algum dano, o que permite a solicitação de reembolsos.

Sistemas como o da Intelipost possuem tecnologia para executar varreduras permanentes em todos os pedidos despachos nos Correios, detectando ocorrências passíveis de reembolso e abrindo as PIs automaticamente. Isso representa redução de tempo com aberturas de PIs de forma manual e muito mais eficiência no processo de monitoramento.

Conclusão

A disseminação da vida “mobile” acena para uma expansão ainda maior do comércio eletrônico (segundo a PayPal, o setor deve crescer incríveis 43,5% até 2020). Entretanto, para aproveitar a entrada constante de novos consumidores “omnichannel” (multicanais), é preciso que as lojas virtuais desenvolvam uma infraestrutura logística adequada, baseada em tecnologia da informação e que traga inteligência operacional para os processos de cotação de frete, contratação de transportadoras, reconciliação de faturas, entre outras operações, cruciais para o crescimento dessas empresas.

Além disso, a adoção ao sistema é essencial para que a satisfação do consumidor final seja atingida, pois ele sempre vai esperar por curtos prazos de entrega, fretes baixos e qualidade no atendimento.

E para atingir essas expectativas, você pode contar com a solução de gestão de fretes e entregas da Intelipost. O TMS da Intelipost é um parceiro de negócios robusto, capaz de reduzir custos logísticos, escalar vendas e melhorar a experiência do cliente através de uma entrega rápida e eficiente. Converse agora mesmo com um especialista no assunto para implantar na sua operação.

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